摘 要:本文概述了目前社区协同办公管理系统的国内外研究现状,分析了基于工作流技术下的网络协同工作(CSCW)的关键技术,并设计了基于工作流的社区协同办公管理系统,最后以公文流转工作任务为一个典型案例,实现了基于工作流的网络社区协同办公管理系统的基本功能。
关键词:工作流 协同工作 网络社区 公文流转
引 言
随着各国城市化进程的加快,社区成了城市的重要组成部分。作为高速发展的中国,社区的现代化不仅包括设备的现代化,其管理水平现代化变得愈来愈重要。
数字社区是利用信息技术改造传统的社区管理方法,实现对社区信息的全面数字化管理,提供数字化信息。数字社区实际上是个虚拟的社区,这个虚拟的社区由现实的社区为支撑主题,是现实社区的映射和扩展,数字社区概念的实现,将使人们生活变得智能化,变得更加充实、更丰富多彩。
通过网上虚拟社区提供有形、具体的服务使更多的社会资源能够共享和快递与提供的服务成为可能。如图1所示,通过物理线路将各专业子系统、硬件平台、服务网、因特网等连成一个强大的社区网络体系,作为支撑数字社区的基本保障;用户可以使用PDA、手机、笔记本、电脑、电视等多媒体终端通过语音网关、视频网关联入该网络体系,进行网上虚拟的社区漫游,社区管理、医疗保健、网上商店等活动。
1.我国网络社区办公管理发展概况
我国社区包括街道办事处、居委会、居民社区组成。数字社区管理系统要符合我国社区管理实际的信息资源和业务资源,要梳理、整合和优化社区街道办事处和各居委会之间的办公业务流程和规范,涵盖社区街道各级公务人员的办公需求,实现了对各种社区信息资源和业务的统一集中管理。
社区办公自动化经历了三个阶段。第一个阶段是个人办公自动化,第二个阶段是工作流程自动化,第三个阶段是以知识管理为核心的自动化。
同样计算机软件系统的框架结构也经历了三个阶段。最早是基于单机的主机模式,然后基于局域网的客户端/服务器模式,目前是基于互联网的浏览器/服务器模式。
通过互联网实现协同工作是信息技术和网络技术发展很重要的主题,在很多领域诸如商业、教育、科研等方面已大显身手。基于B/S架构的网络协同办公管理系统融合了互联网技术、协同工作(CSCW,即Computer Supported Cooperative Work)和工作流等技术。
协同工作管理系统是我国街道、居委会和小区物业公共同进行网上协同办公的首选。
北京作为一个国际化大都市,要建设全市统一的网络社区协同办公平台,其社区管理软件平台必然是通过因特网由民政、社保、劳动保障、公安、卫生、信息等部门协同配合,构建所有社区(含部分乡镇及街道办事处)、居委会和小区物业和社区居民组成的社区协同办公网络平台。该平台可满足民政、劳动、卫生及社会保险等方面的业务需求,实现部门间信息资源的共享和协同办公,对优化再就业、失业保险、低保联动、物业管理、社区配送、投诉处理等工作及推进社区信息化建设具有十分重要的作用。
2.系统采用的主要技术
办公管理主要是对信息的处理。各个管理层相互联系形成信息链、处理链,通过链上的结点将信息收集、挑选、重组和转发。传统的办公工作由人来完成,不仅工作量大、繁琐,而且信息流通速度缓慢,办公效率低下,办公成本加大。而利用CSCW技术,缩短了信息链的长度和处理链的规模,提高了效益,降低了工作成本。网络协同办公系统涉及两个关键技术,即工作流自动化模式设计和计算机协同工作技术。
2.1 工作流及其自动化模型
工作流是指全部或者部分由计算机支持或自动处理的业务过程,用来干预过程、业务程序的自动化处理文档、信息或者按照定义好的规则在参与者之间传递,完成整个业务目标或者对整个业务目标的完成做贡献。事实上,一个工作流包括一组活动及其相互顺序关系,还包括过程及活动的启动和终止条件,以及对每个活动的描述,如活动的执行者、相关应用程序、需要和产生的数据等。
工作流管理系统(WFMS)是一套新一代工作事务处理软件系统,全面基于联盟体资源计划(Union Resource planning ,URP)管理理念,其主要目标是建立整个社区协同运作的工作平台,帮助社区建立一种高效的日常工作处理模式,并在统一的社区工作平台上实现跨组织和跨业务的文档、资源、项目、工作流的业务处理,最大限度消除社区内部的各种信息孤岛,让所有社区工作人员和社区居民在统一平台上协同工作和“生活”。
通过对社区管理实际需求分析,将工作流分为两大类,即静态流和动态流。将工作流上的每个处理点设计为流的结点。静态流是指流程固定的、有严格制度规定的工作流;动态流是指在流的运行过程中根据流的实际情况动态确定结点的流。工作流的关键是建立流结点。
2.1.1建立流结点
首先根据实际工作的各个结点进行归纳,建立工作结点的基类。其次根据各部门工作性质,将各部门的结点从基类中继承。
工作流由结点完成,每个结点绑定一个“结点处理人”(可以是单位也可以是具体的人)。同时每个结点设置了“收文负责人”和“发文负责人”两种用户。
工作流是由结点之间的运动方向构成,可以表示为:S(V,E)
其中:V是S的结点集
E={(vi,vj)| vi,vj∈V}
2.1.2 结点的类型和权限
根据公文处理的不同阶段,结点的类型有审核结点、签发结点、发文结点等。结点的属性包含结点的权限。当结点与“结点处理人”绑定后,也动态绑定了“结点处理人”的权限。
动态绑定权限使得用户在处理结点时,可以处理结点中规定的内容,这种处理方法称为“结点权限法”。
2.1.3静态定义流
一部分用户具有发文权限,该种用户可建立“流”,首先对“流”进行初始化,然后根据实际需要,静态地定义流的结点。静态流实质是“链表”,又称“链流”。在静态流中结点是串行的。
2.1.4动态定义流
某结点正在处理静态流时,还需要同时处理另一工作任务时,此时需要使用动态流来完成。
例如需要某单位签阅一份文件,流转到这个单位的“收文负责人”,“收文负责人”需要定义一个流,让三位领导都签发这份文件。
动态定义流解决了各类复杂流的定义,动态定义流实质是“樹”,又称其为“树流”。
2.2 基于工作流的社区管理系统
工作流管理系统主要目标是通过调度和分配有关的信息资源与人力资源来协调业务过程中的各个环节,以促使业务目标的高效实现。它具备图形化的交互式用户界面,良好的稳定性、扩展性、安全性、分布式事务管理、灵活的业务流程变动功能,可方便地集成社区现有系统、中间件和电子商务应用,是开发、部署和管理社区关键业务的理想平台。
2.2.1 工作流模型
社区协同办公管理软件作为工作流的上层应用,直接利用了工作流的流程流转功能,并利用工作流相关管理接口,对办公流程进行管理和监控,工作流模型如图2所示。
基于工作流的管理系统在实际系统中的应用一般分为三个阶段:
第一阶段——模型建立阶段。
在此阶段通过利用工作流建模工具,完成社区工作过程模型的建立,将社区的实际工作过程转化为计算机可处理的工作流模型。
第二阶段——模型实例化阶段。
模型实例化阶段设置每个过程运行所需的参数,并分配每个活动执行所需要的资源。
第三阶段——模型执行阶段。
模型执行阶段指经营过程的执行。在这一过程中,该阶段重要的任务是完成人机交互和应用的执行。
2.2.2 工作流自动实现模式
工作流自动化目标就是要协调组成工作流的四大元素,即人员、资源、事件和状态,推动工作流的发生、发展、完成、实现全过程的监控。
工作流系统处理业务流程有很强的灵活性,可以根据实际需要快速任意组合出适合的流程,用这些流程基本上可以解决所有的社区业务。因为几乎所有的业务过程都是工作流,特别是“网络办公自动化系统”的核心应用——公文审批流转处理过程,其每一项工作以流程的形式,由发起人(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理,最终到达流程的终点(如发出文件、归档文件)。
工作流程可以互相连接、交叉或循环进行,如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点,如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收尾处理过程。工作流程既可以在同一个社区内流转,也可发生于社区与相关社区、机关与相关机关、机关与相关社区之间。
工作流自动化有三种实现模式。第一种是基于邮件的模式,第二种是基于共享数据库的模式,第三种是基于邮件和共享数据库结合模式。
基于邮件的模式是通过邮件将数据表单从一个邮箱传送到另一个邮箱。基于共享数据库模式虽然克服了信息的杂乱,但没有建立工作流的驱动,无法主动通知有关人员进行下一步工作。而基于邮件和共享数据库结合模式的工作流应用,结合了上述两者的优点,通过数据库管理工作流信息,通过电子邮件推动工作流程。下表为三种模式的优劣比较表。
在社区协同办公管理的过程中,不仅需要管理工作流全过程所涉及的信息和操作,而且还应主动推进工作流程的实现,如及时收回和赋予不同人员的操作权限(如起草人起草文件完毕后不可修改文件内容,上级领导获得文件的签字权和对内容的修改权等)、主动提示和催促工作人员实现某一任务,从而提高整体工作流处理的效率。针对不同业务需求,可设计多个应用系统,如待办事项、发文处理、收文处理、信息服务、归档文件管理、日程安排、会议管理等。
由街道、居委会、物业、社区居民等参与人组合起一个庞大的社区管理系统,实现整个社区运行协同工作平台。
2.2.3 网络协同工作技术
协同工作(CSCW)的概念最早由美国麻省理工学院的Irene Greif和DEC(Digital Equipment Corporation 美国数字设备公司)的Paul Cashman于1984年提出。其定义是指地域分散的一个群体借助计算机及其网络技术,共同协调与协作完成一项任务。
随着通信技术和网络技术的日益成熟,计算机系统结构从单机单用户→单机多用户→多机系统→计算机网络→计算机互连、互操作和协同工作这一方向发展,目前正是实现CSCW的时期。但CSCW基础技术是计算机与网络技术,但还有一些关键技术没有解决,诸如CSCW中的群体协作模式、群组通信支持、协同控制机制、同步机制、安全控制和应用共享技术等。
3.社区协同办公管理系统的公文流转工作任务的实现
基于工作流的社区协同办公应用系统由收发文管理和协同申报审批管理等模块组成。 其中公文流转系统建立在系统平台和工作流管理系统基础上, 包括收文管理和发文管理。
收文管理实现收文登记、文件拟办、文件批办、传阅办理以及归档等一系列过程;发文管理实现单位内部发文的审批、自动化签发, 从而提高公文流转效率,发文的基本流程见图3。
3.1 系统设计目标
收文管理实现在网络上以电子公文的形式从收文登记、文件拟办、批办、传阅办理以及归档等一系列过程。要求支持灵活的公文批阅流程定义、公文批阅流程修改、重置及监控,文件批注、提交、退回及终止流转以及提供存取安全控制等,实现公文登记录入、拟办、批示、分发、传阅、承办、协办、催办、归档、查询、监控和统计等功能。
发文系统实现单位内部发文的审批、签发过程的自动化,提高公文流转效率,是实现无纸化办公、自动化办公的重要环节。要求实现公文拟稿、核稿、会签、多级会签、复核、签发、成文、打印、盖章、封发、归档、查询和统计等功能。
系统建立在先进的浏览器/服务器( 包括应用服务器/数据库服务器) 架构之上,系统分成两层, 一层是用户表现层,即一个友好的用户操作界面;另一层是系统管理层,由管理员通过管理层注册用户,分配用户权限, 运行时,管理层拥有除用户个性化的数据之外的一切数据操纵权力。客户端采用统一的浏览器界面,客户端不存放数据与程序、通过应用服务器访问数据, 采用“超轻型客户端”设计原则,减少客户端软件开发及配置、维护工作,降低系统整体投资, 提高客户端稳定性。服务器端采用开放式标准编程,支持多种外来接口。采用中间件技术,构造独立的数据操作层保证后台数据库的无关性,实现从操作系统到中间件服务器,再到数据库的跨平台集成,提高系统的安全性和可移植性,实现真正的跨平台。采用完全模块化设计, 可根据用户自己需要选择所需模块。
在工作流自动化方面,实现公文流程自定义。要求系统工作流既可让系统管理员定义流程, 让用户选择流程,也可让用户根据需要更改工作流程。用户可以利用系统中的公文处理流程模板制定使用角色、结点、动态路由及相关表单等相关内容。流程的步骤数和办理步骤都可让用户根据需要更改。能支持信息反馈,文件发出者能对文件的接收情况进行跟踪,文件的每一步流转系统可用电子邮件或发送短消息的方式通知当事人。
公文编辑方面,可直接使用支持OLE 的编辑软件(如Word, Excel等),并与这些软件编辑的文档进行数据交换。
3.2 工作流自动化模式设计思路
工作流管理包括定义工作流程的基本信息、各流程结点的实施角色和流程。其主要流程包括: 制定工作路由结点,结点信息为处理结点、判断结点、归档结点、通知结点。处理结点是需用户根据要求对初始文档进行相应操作。首先与表单管理相连接,选择表单管理中制定的各種电子表单,制定操作角色等;判断结点定义判断条件和比较字符,指出条件的流转方向,同时可进行协同工作;归档结点是文档数据进行存储, 文档数据传输给数据管理, 统一进行数据管理; 通知结点通过电子邮件或短消息通知某个执行人, 其中只有处理结点是需用户输入内容的, 其他结点由系统根据工作流程定义自动完成其功能。
对于判断结点,系统可以扩展成为是一个多方向结点,类似于select case 这样多选开关语句,这样可以实现流程的分割和合并,一个具体的流程可以由几个子流程组成。每个特定条件都需要用户自行定义,用户可以选择协同,一旦用户选择协同,系统自动呈现其他工作流程,列出流程步骤,用户只需要选定流程及流程步骤,指定工作条件即可。工作流程在运行是根据条件自动匹配工作,达到协同目的。用户也可以指定是否统一时间办公。同时用户可以对协同方进行工作催办督办(用短消息、邮件通知对方)。流程监控负责监督、察看流程的工作使用状况,用户可以在任何一个结点处,察看他处于整个流程的位置,随时跟踪处理过程,显示处理和未处理的步骤。对于未能按时工作的人员进行服务提醒或转入自动办理。
当有工作流到达时,系统首先是调用权限管理,确认用户是否具有相应的权限,如果具有权限,则根据工作流管理策略进行调度,并将需要的表单和文档数据交给下一个执行人,一直到流程结束,最后将完成的工作数据归档保存。在工作流流程管理中,工作流只能由拥有权限的人员以及文件处理人才能查看;工作流文件在流转过程中,可限制某个文件处理人或文件发起人察看领导批阅意见;如果没有权限则无法修改工作流文件,只能输入处理信息;文件处理人拥有了修改工作流文件的权利,但不一定就具有对工作流文件所有栏目的编辑权力。
4.小结
本文对数字社区协同工作办公管理系统采用Internet 标准技术、以通用浏览器为前端的新一代办公方式描述,通过对网络协同办公系统的核心应用—公文流转工作流程实例的分析和研究, 初步建立了一个社区协同办公网络平台的雏形,其应用范围主要包括北京市各基层社区、社保工作站、社区医疗卫生机构、街道办事处、政府相关部门及其他社区相关机构,涉及民政、劳动保障、卫生、社会保险、公安、教育、计划生育等部门,为真正实现社区网络办公现代化、信息资源化、传输网络化、管理科学化、规范化,确保网络畅通,方便社区居民办事,把领导决策、公务处理、个人事务处理建立在现代化、信息化的工具与手段之上,对社区网络和相关设备实行统一管理作出了有益的尝试。◆
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