摘要：档案信息化管理是档案事业发展的必然趋势，档案信息化不仅能够有效提高档案管理工作的效率和质量，也能够进一步提高档案信息资源的利用率。但是档案信息化灌流过程中也存在着诸多安全问题，不利于档案事业的健康发展。鉴于此，本文就针对档案信息化管理的优势及安全问题进行深入分析，希望能为档案信息化管理的深入发展提供有效参考依据。
关键词：档案；信息化管理；优势；安全问题
随着我国科学技术的迅速发展，多种信息化技术被应用到档案管理中，使传统的档案管理模式转变到信息化管理模式，使档案管理工作的效率和质量得到有效提高，为档案事业的创新发展起到了良好的促进作用。然而在档案信息化管理过程中，档案资料不仅面临着保管过程和传输过程的安全问题，也面临着计算机病毒和档案真实性的威胁，极其不利于档案事业的健康发展。因此，有必要对档案信息化管理的有数及安全问题进行深入分析，从而为档案事业的发展提供有利依据。
一、档案信息化管理的优势
（一）提高档案的检索效率
在传统的档案管理中，档案检索需要进行卷宗翻阅才能够找到所需资料，整个查找过程耗费大量的人力成本和时间成本，甚至在检索过程出现诸多失误问题。但是在档案信息化管理模式下，工作人员可以利用检索程序进行快速查找，整个检索过程不仅高效、准确和便捷，还能够有效避免传统检索过程中的人为失误，使档案检索效率得到有效提高[1]。
（二）提高档案资料的利用率
在科学技术的发展背景下，大多数档案资料都是以数字化形式展示给读者，读者能够随时随地利用计算机设备进行档案查阅，使读者能够快速找到所需的档案资料，这不仅给读者带来诸多便利，也使得档案资料能够更方便的被读者使用，有效提高了档案资料的利用率。同时，许多陈旧的档案在录入到数字化档案库之后，读者利用检索功能中的关键词搜索还能够极快找到有用的陈旧档案，使档案资料的利用价值得到充分发挥。
（三）提高档案信息的传播效率
在传统的档案管理工作中，一般档案信息的获取方式就是通过档案管理部门或是邮寄、传真等方式，这种传统的档案管理方式给档案使用者带来诸多阻碍，不利于档案事业的持续发展。但是在档案信息化管理模式下，读者只需要利用互联网技术进行跨地区的档案查阅，使档案信息的传播效率得到有效提高。
二、档案信息化管理的安全问题
（一）档案的真实性及合法性
在传统的档案管理中，一般纸质档案都需要相关领导人或单位进行签字盖章，对档案的真实性及合法性可以直接进行辨别和確认[2]。但是在档案信息化管理模式下，由于电子档案能够进行自由复制和修改，很难保证档案内容的真实性及合法性。
（二）在传输过程的安全问题
在档案信息化管理过程中，档案信息的传输和发布比较依赖于互联网技术，以致档案信息在传播过程中很容易遭到窃取，甚至是被人为篡改和网络泄漏，严重威胁着档案资料的机密性，不利于档案资料的安全使用。
（三）在保管过程的安全问题
虽然数字化的档案资料已经脱离了纸质档案的安全问题，却也带来了其他不利于档案保管的安全问题。比如计算机硬件损毁的情况下，档案资料也难以保留，或是计算机软件出现问题的情况下，档案资料也很容易出现损坏等不利现象，这些都是档案信息化管理中必须要考虑的安全问题。
（四）计算机病毒的入侵问题
在进行档案信息化管理过程中，需要面对计算机病毒的侵入问题，一旦计算机遭到计算机病毒的侵入，档案资料就很容易造成破坏，甚至被窃取、篡改和泄漏，且计算机病毒的彻底清除具有一定难度，对不具备计算机安全技术的档案管理人员来说是一大难题。
三、档案信息化管理安全问题的应对策略
（一）利用加密技术
加密技术主要包括有对称式与非对称式，其中对称式的加密技术就是利用一种密钥对档案资料进行加密和解密，这种加密技术的使用范围较广。而非对称的加密技术就是利用两个密钥分别对档案资料进行加密和解密，一般其中的加密密钥是公开性的，而解密密钥则是保密性的，想要查阅资料就必须要输入解密密钥。在利用加密技术的时候，工作人员可以根据实际需求合理选择不同的加密技术，从而有效保证档案资料的安全性。
（二）利用网络安全技术
为保证计算机系统的运行安全，避免档案数据遭到计算机病毒的破坏，应积极利用网络安全技术提高计算机系统的安全性。首先，防火墙技术是计算机系统安全防护的必要技术，能够对危险信息进行检测和访问控制，有效避免计算机系统受到外部的入侵，使档案资料的安全得到有效保障。其次，防毒杀毒技术能够有效清除计算机系统中的一切安全隐患，实时监控计算机系统中的运行程序，一旦发现安全隐患能够及时进行提醒、阻拦和清除，有效保证计算机系统的安全运行。
（三）强化档案管理人员的信息安全意识
在进行档案信息化管理过程中，若是档案管理人员的操作不当就很容易带来诸多信息安全问题，甚至直接造成计算机系统的瘫痪，极其不利于档案信息化管理的安全进行[3]。因此，相关单位应积极强化档案管理人员的安全意识，确保档案管理人员掌握基本的信息安全防护技术，从而有效确保档案资料的安全使用。
四、结语
综上所述，档案信息化管理的优势较为明显，对档案事业的发展有着很好的促进作用，相关单位应深入了解档案信息化管理的安全问题，积极利用加密技术和网络安全技术，并不断强化档案管理人员的信息安全意识，从多方面促进档案信息化管理的有效进行。
参考文献：
[1]陈莞露.浅析档案信息化管理的优势和安全问题[J].新课程（下），2017（04）：214.
[2]宋龙泽.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].信息与电脑（理论版），2016（11）：153-154.
[3]田永丽.档案信息化管理的优势及安全问题[J].黑龙江科技信息，2015（15）：169.
（作者单位：中交第一公路勘察设计研究院有限公司）