摘要：本文重点阐述了基于PDCA循环的5S管理在现代化医院总务后勤管理中的应用效果。它能提升科室形象、增进工作效率、降低运行成本、提高员工素养、提升管理水平，有效促进了后勤服务保障能力和后勤服务效能的持续改进。
关键词： 5S管理 PDCA循环 医院总务后勤 持续改进
中图分类号：R 197.32 文献标识码：A
The Application of 5S Management Based on PDCA Cycle in Hospital General Logistics Management
Wu Xuying（Zhejiang Rong Jun Hospital，Jiaxing 314000，Zhejiang，China）
Abstract：It mainly expounds the application effect of 5S management based on PDCA cycle in the general logistics management of modern hospitals. It can enhance the image of the department， improve work efficiency， decrease operational cost， improve staff quality and improve management. It effectively promotes the continuous improvement of logistics service support capability and logistic service effi ciency.
Keywords：5S management PDCA cycle Hospital General Logistics Continuous improvement
醫院后勤工作是为医院提供各种服务和保障的基础性工作，是医院正常运转和健康发展的基础和保障。后勤管理水平的高低直接关系到医院的医疗质量、经济效益和社会效益。在新形势下，如何深化后勤现代化管理，以提高后勤管理和保障能力、提升员工素质和团队精神、改善服务效率和工作质量，是后勤管理人员需要积极探索的重要课题。5S管理作为一种先进的管理模式，近年来，在医院现代化管理过程中得到了有效应用[1]。随着笔者所在医院5S管理的导入和推行，运用PDCA循环法推进5S管理的做法在总务后勤管理中收到了良好的效果。
1 应用背景
笔者所在的医院于2014年11月完成新院整体搬迁，新医院、新环境需要一个新起点。以此为契机，医院开始踏上推行5S管理的征程，以推进新院现场管理的科学化、规范化、精细化，培养员工良好的工作习惯，提升员工的综合素质，提高工作效率，保障医疗安全，助推医院快速发展。
笔者所在的总务科负责医院水、电、气（氧气）、汽（蒸汽）、餐饮的供应保障、特种设备的运行/保养、物资采购/配送、基建维修/改造、保洁/运送/被服洗涤/医废等物业管理、宿舍管理、消防/安保综治管理等工作。工作量大、涵盖面广、服务性强、时效性高，琐细繁杂，人员众多，而且素质参差不齐。因此总务后勤的5S管理成为全院5S推进的要塞关口。为使5S管理推进顺利，且看得见效果，总务科将作为开展质量管理活动的一种科学工作程序的PDCA循环法引入，在此基础上开展5S管理活动。
2 应用方法
2.1 准备阶段（P阶段）
学习宣传阶段。在实施5S管理的准备阶段，医院积极采取内外部相结合的培训模式。一方面邀请上海康程医院管理咨询有限公司专家来院进行授课和工作指导；另一方面，在院内自行组织医院中层干部、科室骨干人员进行集中培训。总务科负责人、干事、各条块班组长等骨干人员均参加了院级培训，再由骨干人员对所负责条块的工作人员（包括外包工作人员）进行内部宣传和培训。通过对5S管理理论的学习，总务科全体员工形成了对5S管理的一致认识，认可5S管理的有效性，激发了参与性和主动性。
成立推行组织。科室内部成立了5S推行小组，将责任落实到人。科长担任组长，负责5S管理工作的推行进程及奖惩；科室5S专员任秘书，负责科内培训宣传、工作计划、会议组织、检查记录、整改追踪等工作；根据责任区域划分，选任仓管干事、综治干事、膳食干事、基建干事、水电班班组长、锅炉房班组长等6名骨干分子为组员，负责相应条块工作5S管理的实施、督导、自查、整改和小结工作。
制定推行目标。通过规范工作现场管理，创造并保持安全、整洁、有序的工作环境，以塑造科室形象、增进工作效率、减少资源浪费、培养员工良好的工作习惯，促进后勤服务保障能力和后勤服务效能的持续改进。
2.2 实施阶段（D阶段）
新院整体搬迁后，笔者所在的总务科在环境、设施、设备等方面发生了翻天覆地的变化，燃气锅炉、高配房、中央空调系统、液氧系统、消防自动报警系统等现代化设施设备在新院一应俱全。新环境、新布局、新设施、新设备，为总务后勤5S管理的实施创造了极大的便利条件。
整理：区分物品要与不要。在新院搬迁前夕，按照5S管理方法要求，对所有物品进行清理登记，采用红牌大作战的方法，在无用物品上贴上“红牌”，留在老院集中处置，确保在新院工作现场出现的都是必须物品。
整顿：将必要的物品放在合适的地方，方便取用。总务科5S推行小组按照条块工作划分，要求各组员根据现场实际情况，在确保物品摆放安全（摆放地点科学合理）、高效拿取（频率高者近低者远）、有序放置（先进先出）的前提下，对物品进行“三定”，即定位、定量、定容，并对区域和物品进行明确的标示。具体主要从以下几方面进行：一是对锅炉、高配电柜、消火栓等设施设备的安全操作区域和阀门、应急物资、瓶装气体瓶、医疗废物/废液等物品的放置区域进行定位；二是对锅炉、高配房机电设备、阀门、消火栓、电梯、管道井、集体宿舍床位等设施设备进行编号管理；三是对拖把、抹布、菜筐、仪表盘等进行颜色管理；四是对仓库物资、食堂原材料等，通过采购货架、铁皮柜、专用收纳箱等物资进行定容、定量管理，并根据先进先出原则有序放置；五是对防护用具、工具包、应急物资、办公物品、文件资料等物品进行定位，方便取用和归还；六是对区域、容器、阀门开关、电箱开关、火灾自动报警器操作按钮、全院钥匙等建立标识。通过整顿环节，做到物品摆放合理化、标准化和目视化，保障安全生产，减少资源浪费，提高工作效率。
清扫：清除作业现场内的脏污，保持工作场所干净、明亮。总务后勤的特种设备管理、消防管理、保洁管理等工作关乎医院的生产安全、消防安全和院感安全。做好清扫工作，在创造干净整洁的工作环境的同时，可以有效降低设备故障率、延长使用寿命、降低运行成本；降低火灾隐患和院感隐患。为此，科室5S推行小组制定了病区、操作间、值班间、仓库、管道井等的卫生清扫制度、设施设备点检制度、设施设备维护保养制度，并要求严格执行。
清洁：维持整理、整顿、清扫的成果，做到制度化和规范化。总务科以医院等级创建为契机，对科室各项规章制度进行了梳理。在梳理过程中，科室推行小组通过对3S执行情况的总结和改进，把推行3S管理过程中那些安全、高效、人性化的活动以具体的标准加以界定，使之制度化和规范化。如此员工参与、员工认同的制度在引导和约束员工行为时，会大大降低员工的抵触情绪，使整理、整顿、清扫三项活动得以持续与深入进行。
素养：提升人员素质，养成严格遵章守法的良好习惯。后勤职工的素质直接影响着后勤工作质量[2]。为努力提高人员素养，科室一方面通过班前教育会、科周会、月例会、专项会议等途径给员工在思想上灌输5S知识，引导员工切身体会推行5S所带来的好处，让员工潜移默化地接受5S理念，改善原有的心智模式；另一方面，通过日常指导、监督与检查，营造“人人积极参与，事事遵守标准”的良好氛围，塑造团队精神，提升员工素质。
2.3 检查阶段（C阶段）
检查，是对工作具体执行者及执行结果的一种检验，以使执行结果能够达到预期目标。5S管理的推行仅靠宣传、培训、实施而没有检查整改是不可能持续的。
科室把5S 工作纳入日常管理，跟踪检查实施过程。首先，科室根据5S管理基本要求，结合科室现场实际情况，借鉴科室5S专员参加医管通学院组织的“5S五常法标准化建置步骤解析实战训练营”时发放的表单资料册，制定了检查评价表单，作为检查评价标准。其次，实行全院5S督察组和科室5S推行小组两级检查评价机制，对检查存在的问题以拍摄图片加文字描述相结合的方式进行记录，并将记录下发科室再至科室5S推行小组各组员，要求各条块积极采取切实可行的整改措施，形成良性循环，持续改进。最后，推行奖惩机制。科室5S推行小组的自查，以查找问题、持续改进为主，对各条块予以表扬、鼓励或科周会上通报批评等精神上的奖惩。对于全院5S督查结果，医院会将所有评比结果公布于医院内网进行通报，并给予先进科室和落后科室以物质上的奖惩。科室5S推行小组根据科室在全院5S管理检查评比中的检查情况及奖惩情况，给予小组成员以相应的奖惩以起到激励优秀、鞭策落后的目的。
2.4 处理阶段（A阶段）
5S管理的持续改进需要通过不断地发现问题、分析问题、解决问题来实现。科室5S推行小组在每次5S管理两级检查评价结束后召开会议，对检查存在的问题，提出改进措施和计划；对已取得初步成效的做法，设立并挑战更高要求的标准。如此通过总结、改善、再计划，进入下一轮的PDCA循环，实现从“基础5S”到“精细5S”到“精益5S”。
3 应用效果
在医院5S推进过程中，总务科曾是一大难点。运用PDCA循环原理推进5S管理的方法，在总务后勤管理应用中取得了良好的效果，总务科的5S管理成了医院亮点工作，应用效果如下：
3.1 塑造科室形象
5S管理的推行，有效改善了总务科办公室、库房、食堂及各班组工作现场的环境：整洁、明亮、舒适、安全，塑造了良好的科室形象。
3.2 增进工作效率
5S 管理是從事组织再造，增进工作效率的法宝[3]。5S 管理“三定”：定点、定量、定容和“三要素”： 场所、方法、标识，创造了良好的工作环境和工作氛围[4]。一是根据使用频率物品远近的放置、根据先进先出的有序放置、色彩鲜明的颜色管理、标识清晰的定位管理、科学合理的定容定量管理等等，能使工作人员快速拿到所要的东西，寻找时间明显缩短，发生误拿的概率明显降低，大大提高了工作效率。二是经常梳理工作目标，规范和优化工作流程，让工作变得精准、省时、高效。三是通过制度建设，使工作有章可循，督查有据可依，尽量减少管理过程中的人为因素，保证各项工作的顺利开展。
3.3 减少资源浪费
成本控制是医院实施长期发展战略的重要内容[5]。通过实施5s管理，大大减少了资源浪费的现象。仓库没有过期、积压和废弃物品，物品流通，库存量合理；食堂没有过期、腐烂、变质的食物，加工过程物尽其用，合理烧制食物，避免原料的浪费；设施设备的规范点检、维护、保养，一方面，通过及时发现问题，及时予以解决，消除因拖延造成不必要的浪费；另一方面，有效降低了设备故障率，设备使用寿命延长，从而降低运行成本；员工素养的提升有效避免出现“长明灯、长流水、开门开窗开空调、空房空调”等现象的发生，使医院的资源得到有效节约[6]。
3.4 提高员工素养
努力提高人员的修养，养成遵守规章制度的习惯和作风，这是5S管理的核心[7]。通过5S现场管理，行为规范，在员工切身体会到5S所带来的好处后，逐步转变了“5S是形式主义、浪费时间”的观念，从一言一行着手，从小事做起，逐步养成“环境整洁、依规行事”的良好习惯[8]。5S管理让员工的参与感、责任感、自主管理意识和执行力明显增强，人员精神面貌大为改观，服务态度显著提高，有效提高了员工素养。
3.5 提升管理水平
满意度是现代的质量管理评价方法，是最具有说服力的质量评价标准[9]。通过5S管理的推行，管理上的人性化、制度上的标准化、流程上的合理化[10]，使得总务科在作风、效率、成本、服务、安全、质量等方面都有了明显的改进和提高，临床对总务后勤满意度水平也随之显著提升；患者对医院的安全感、信任感和满意度也随之提高。满意度水平的提升直接体现了总务后勤管理水平的提升。
4 结论
基于PDCA循环的5S管理在医院总务后勤管理中具有积极的应用效果，它能提升科室形象、增进工作效率、推进节能降耗、提高员工素养、提升管理水平，有效促进了后勤服务保障能力和后勤服务效能的持续改进，故该管理模式值得推广和实践。
参考文献：
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[9] 章冬梅，倪理琪.5S管理在医院管理中的应用[J].现代医院，2013（06）：121～122.
[10]苏丽娟.5S 管理在门诊手术室质量管理中的效果评价[J].医学信息，2015（10）：177.