摘要：文书档案的管理工作在国家机关、企事业单位以及各种社会组织的日常管理工作中起着极为重要的作用。随着文书档案数量的与日俱增以及档案的载体和记录方式的多样化，文书档案管理工作量在日益加大、工作方式变得日益繁杂，为适应广泛发展的电子信息化以及办公系统自动化的要求，文书档案的电子化管理方法应运而生。
关键词：文书 档案管理 办公自动化 电子管理
“档案是国家机关、社会组织和个人在各种社会活动中直接形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种形式和载体的记录材料。”[1]档案把反映一个组织的重大活动、重大事记等重要信息保存起来，为日后该组织的开展工作、未来发展提供重要依据和可靠凭证。
一、文书档案电子管理的涵义
由于传统的实体文书本身的档案类型、档案年限的特殊性以及文书档案管理人员的业务素质限制，传统的文书档案在实体管理上往往出现一些漏洞，如档案在归类不明确，档案漏存等，不能确保档案的安全性和完整性，而文书档案的电子管理方法则克服了这一缺陷。所谓文书档案的电子管理方法，就是管理理念要实现从传统的管理向现代化管理转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的方式把以往手续繁杂的办公行文转变为容易储存、查找的电子信息，简言之，这是一种手工模式向智能模式的转变。
二、文书档案管理电子化的特点
采用电子管理文书档案具有以下几个特点：
1.高效率性
电子文书档案一般以办公系统的计算机自动化为依托，具有强大的信息存储和处理能力。与传统的管理方法相比，电子管理方法大大减化了工作人员的手工操作程序。在以往的纸质管理方法中，在归档、整理方面，要求门类明晰、准确无误；在存储上，要求有特定的档案管理空间，且对存储的温度和温度有特定要求，否则会出现变霉、腐烂，甚至发生虫子叮咬现象；在查询时，需要花费一定时间，到存储地手工翻阅。这些都与现代高节奏的办公环境要求不相适应，而采用电子管理的方法则避免了上述问题。在采用电子文书档案管理方法之后，在文书的收集、整理、分类、存储和检索查询方面都大大提高了效率，可操作性强且节省了大量时间。
2.稳定性
与传统的纸质档案载体的保存时间相比，电子文书管理在寿命上要长得多，甚至可以永久性保存。纸质文书易受储存温度、湿度等周围环境的影响，如果受到水、火等天灾人祸的影响，文书档案的保存载体可能会永久消失，这样就造成不可挽回的损失。而采用电子管理的方法，可以克服这一缺陷。并且，可以把文书档案备份成多种载体保存，一旦某一载体上数据损坏或丢失，可以启用其他载体中的相同数据。
3.资源共享性
在传统的纸质文书档案管理中，由于纸质文书自身特点的限制，往往不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资资源的浪费，还造成文书档案查找困难。使用计算机为中介的电子文书档案管理方法之后，即可借助特定的办公系统软件，将档案管理由个体管理深入到体系管理模式，即可以集录入、存储、查询等操作于一体的体系管理模式，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以不受时间和空间的限制去操作。“并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。”[2]
三、文书档案电子管理应注意的问题
1.保证文书档案的原始性和唯一性
我们通常用U盘、光碟等移动存储设备作为电子文书档案的存储载体，它以数字代码的形式记录信息，具有数字化的属性。“与传统的纸质文件相比，电子文件具有非人工识读性，必须通过计算机等特定的设备，人才能识读。”[3]信息与载体具有可分离性。传统的文书与纸是紧密相连的，人们对文书处理的情况都留在纸上，这样就保证了文书档案的原始性和唯一性。随着电子技术的发展，各种计算机软件应运面生，人们可以通过简单的操作对电子文书信息进行修改或删除，且不留痕迹，这就改变了以往那种纸质文方唯一性、原始性的特点，给考证文书档案的合法性带来一定困难。
2.加强文书档案的安全性保护
近几年来，网络泄密事件层出不穷，网络安全问题成为时下热门关注的问题，这就给电子文书档案的存储带来严重挑战。由于档案存储载体的电子化，存储载体往往在完成存储任务之后归档封存，当下次用时再取出重新放到电脑上读取数据，这往往就给不法分子提供了机会。在网络连接时，他们往往利用技术事先侵入到电脑中以某种方式隐匿起来，当外部移动存储载体与电脑连接时，发起攻击，将存储信息盗取，或者以病毒的方式将存储信息修改或永久删除，使其不可修复。所以，要加强文书档案的监管保护，特别是对重要涉秘的文档要尽量保证脱机储存并查询，以提高文书档案管理的监控防盗能力。另外，存储设备要做到防尘、防变形、隔离有害气体，并且应注意远离强磁场， 避免造成文书档案存储的不可读性。
3.注意电子文书档案管理的系统化
电子信息进入档案管理领域，文书档案管理电子化是现代化的标志，现代化的管理必须有相应现代的系统化管理。在投入上，要加大资金、设备投入，要配备现代知识的专业人才进入档案管理岗位，通过对员工和设备的管理杜绝人为侵害的产生。运用先进的现代化网络运行监控技术，对网络运行实施有效监控，防止运行过程对电子档案的破坏；按规范进行电子文件的归档审查，保证归档电子文件的完整、准确及软硬件环境的齐套性。
结语
随着计算机网络化及办公系统自动化的普及，传统的文书档案管理方法已渐渐落后于快节奏的工作环境，文书档案的电子管理应运而生。它能克服传统文书档案的效率低下、检索繁杂、操作难的特点，在实践中便于快速接收、储存和检索，在有限的人力、物力和财力的投入下更凸显出它管理上的优势，无论是在机关、学校还是企业，它是一种方便、快捷的管理方法。但是，在实际管理操作中，也要考虑到由网络化带来的信息安全性问题，文书的档案保护工作不容忽视。
参考文献：
[1] 李玲.文书档案的现代化管理[J].《山西档案》，2009年增刊.
[2] 钟丽、罗刚等.浅析文书档案的信息化管理[J]中国西部科技，2012，（6）.