人事档案管理办法
一、公司人事档案管理办法总则 ? 为进一步加强公司人事档案管理工作 ,有效地保护与利用 档案 ,实现人事档案管理得规范化、制度化、科学化 ,根据《中华人民共与国档案法》结合公 司实际 ,制定本办法。
1? 、人事档案
,就是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、 选拔与任用等工作中形成得有关职工个人经历、 政治思想、 业务技术水平、 工作表现以及工 作变动等情况得文字材料。就是历史地、全面地考察职工得重要依据。
2? 、在档案管理 中, 应严格执行保密制度
,保证档案安全。
二、公司人事档案管理办法职责 1? 、行政部人资专员负责正确整理员工档案 ,及时补充员 工转正、晋升、奖惩、岗位调动、离职等资料 ,做到员工档案内容全面、信息准确、 2 ? 、行 政部人资主管负责保管员工档案 , 好员工档案得安全、保密、保护工作。
３、行政部人资主管负责办理员工档案得查阅、借阅与转递手续。
4、行政部人资主管负责为有关部门提供职工情况。
? 三、公司人事档案管理办法管理规定
( 一)员工档案得内容与分类
:
1、履历材料。就是指个人经历与基本情况 , 包括个人简历表、面试登记表、入职登记表、身 份证等材料 ;
2、鉴定、考核、考察材料。包括面试评估表、试用期考核表、转正申请表、人事调动表、
岗位晋升表、薪资调整表等考核鉴定材料 ;
３、评定岗位技能与学历材料。包括学历、学位、培训结业成绩表、职称证明等材料 ;
4、奖励材料、包括经公司级以上组织授予得各种物质、荣誉奖励决定与先进事迹材料、如
先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料 ; 5、处分材料、包括违犯公司规章制度、相关法律法规所受得处罚、处分决定及本人检查材 料;
6、劳动合同、 入离职等材料、 包括劳动合同、 员工花名册
,解除或终止劳动合同报告等材料 ; ? 7 、其她可供公司参考得材料。
? (二 )档案得收集、鉴别与归档
1、行政部人资专员对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、调薪晋升等所形成得
材料要及时收集
, 整理立卷 ,保持档案得完整。
2、对遗失得档案应积极查找 ,确实查找不到得应登记造册 ,经分管领导批准后补建。
? ３、 档案材料不齐全得
,应由行政部人资专员负责收集、补充 ,经分管领导批准后归档。
4? 、立 卷归档得材料必须认真鉴别 ,保证材料真实、文字清楚
,手续完备。材料须经公司审查盖章或
本人签字得 ,应在盖章、签字后归档 ,做到人档相符。
5、属于归档得材料 ,必须齐全、完整。对头尾不清 ,来源与时间不明得材料
, 要查清注明后再 归档。
6 、不属于归档得材料 , 应登记造册 , 转交本人保存
, 或转交有关部门保管或处理。
7? 、 建 立归档材料目录
, 近期职工登记表
(履历表 )放在首页 ,其她每项材料按形成得时间 , 由远至近
依次排列。
( 三)档案得保管
１、建立健全档案管理工作制度 , 做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。
2? 、严禁 任何人私自保管她人档案或利用档案材料营私舞弊。
３、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序 ,并按规定得分类装订成册。
4、退休、离职等人员得档案单独保管 ,自员工退休或离职后一年如无特殊需求可由人资主导
销毁、
5 、解除 (
终止 ) 劳动合同或被开除人员得档案
,在办理解除 ( 终止 ) 劳动合同手续后
,由公司行政 部人资专员在
30 日内转交员工本人、
( 四)档案得借阅与查阅
1 、档案除特殊情况外一般不借出查阅 , 如必须借阅时
,须持注明借阅理由得申请书 ,经行政部 负责人批准 ,办理借阅手续。外单位借阅档案时 ,还应出示本人工作证或身份证、借阅档案要 如期归还、逾期不还得
,人资专员必须及时追回。
2 、借阅档案时
,人资专员与借阅者要当面点清材料份数与页数 ,登记签名。归还时当面交清
, 双方签字认可、借档人员要保证档案安全
,有遗失、缺页、损坏等情况时 , 应立即追查责任、 3 、查阅档案 ,必须有查阅部门负责人签字。
外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份
证, 经行政部负责人同意后
,方可查阅。
未经同意 ,不得摘录、 复制档案材料。
严禁涂改、 圈划、
抽取、撤换档案材料。
4 ? 、档案查阅应遵守以下规定
:
(1) 查阅档案应在公司内进行
,且应 2 人以上 ;
(2) 在查阅档案时
,严禁吸烟等可能污损档案得行为
;
(3) 查阅档案得人员
,对档案内容应严格保密
,不得向无关人员泄露、 ? (五) 档案得转递
1 、档案需要转递时应派专人送取 ,不得邮寄或交本人自带。
2 、对转出得档案
,必须详细填写《档案转递确认表》 , 并密封包装。
３、接收人 /
单位收到档案经核对无误后 ,应在回执上签名盖章
,并将回执立即退回、
逾期一周 未收到回执应及时催问 ,以防丢失。
? (六 ) 处罚
? 有下列行为之一得 ,视情节轻重
,由主管部门 对有关责任人员给予处分或经济处罚
:
１、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全 ,造成损失得
; ２、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况 , 未及时采取措施造成损失得 ;
3 ? 、不按有关 规定将应归档得文件材料向本单位档案机构或档案馆移交得 ;
4? 、涂改、伪造、盗窃档案 或擅自提供、抄录、公布与损毁档案得 ;
５、档案工作人员玩忽职守 ,造成档案损失得
;
6、违反国家有关档案法规得。
( 七)档案管理人员守则 1? 、认真执行档案管理规定 ,遵守保密制度
,忠于职守。
2 、保护档案得安全
,不得擅自转移、分散或销毁档案材料。
３、各项材料应随时进行登记 ,经部门领导批准后
,方可归档。
? ４、需要销毁或处理得档案 材料 ,必须经登记与批准后方可处理。
5 ? 、档案材料书写时一律用黑色签字笔 ,字迹要端正、 清楚 ,不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
6? 、档案管理应做到
: 认真鉴别、 人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查 ( 借 )阅有 手续。
四、其她
1、本管理办法自公布日起实施。
２、根据实际工作需要 ,公司可酌情对本管理办法做出补充或变更。
附件一 : 档案借阅 / 查阅登记表
序号 借阅 /查阅人 借阅 / 查阅内容
借阅 /查阅事由 预计归还时间 归还确认 1
2
3
4
5
附件二 :档案转递确认表
日期 :
转出人 :
接收人 :
转递档案明细
:
1、
2、
3、
4、 转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误、本确认表一式两联 ,转出人与接收人各执一联。
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日期 :
转出人 :
接收人 :
转递档案明细 : 1、2、3、4、
转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误、本确认表一式两联 ,转出人与接收人各执一联、
档案转递确认表
日期 :
转出人 :
接收人 :
转递档案明细
:
1、
2、
３、
4、 转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联 ,转出人与接收人各执一联、
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日期 :
转出人 :
接收人 :
转递档案明细
:
１、
2、
３、
４、
转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联 ,转出人与接收人各执一联、档案转递确认表
日期 :
转出人 :
接收人 : 转递档案明细
: １、 2、 3、 4、
转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。
本确认表一式两联
,转出人与接收人各执一联。
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日期 :
转出人 :
接收人 :
转递档案明细
:
1、 2、 ３、
4、
转出人、接收人均已确认上述档案明细准确无误。本确认表一式两联 ,转出人与接收人各执一联。