合同管理办法
第一章 总则
第一条 为了规范公司对外订立、履行各类合同（协议，在本办法中统称合同）行为以及较为妥善地处理可能出现的各种合同纠纷，控制生产经营风险，提高经济效益，根据我国合同法及有关法律规定，特制定本管理办法。
第二条 凡以公司名义对外发生的各类经济活动，除能及时清结的外，均应签订书面合同。
第三条 订立合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用等基本原则。
第四条 本办法所包括的合同包括但不限于买卖、采购、销售、仓储保管、基建工程、投资及融资担保等方面的合同，不包括劳动及劳务合同。
第五条 有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第六条 国家规定采用标准合同文本的应采用标准文本。次之，原则上采用公司标准合同文本。
第二章 合同的审核与审批
第七条 公司各业务部门（分公司）在经营活动中，必须了解客户基本情况及经营财务现状，收集客户资信等信息（包括：营业执照、法人资格证书、法人授权委托书、银行贷款信用等级、资质证明、担保函、抵押物、保证人、上级主管单位相关材料等文本资料的复印件及资信调查说明等），并确保资料的有效性、真实性和合法性，建立客户档案。
第八条 业务部门（分公司）提交须公司审批的合同，合同项目负责人应制作包括客户资信情况、市场分析和预测、采购与销售计划、风险防范措施、合同文本等为主要内容的可行性报告，由项目部门（分公司）负责人召集公司财务部、法律顾问等相关人员进行审核评估，形成可行性方案。项目负责人和部门（分公司）负责人对项目可行性方案和合同文本负责。
第九条 对于临时发生的新业务客户，原则上坚持款到发货和发货付款。
第十条 合同项目部门（分公司）负责人将经过审核评估的可行性方案和合同文本交由分管副总经理审核，报经董事长审批。
第十一条 因市场行情变化，需及时进行销售，销售金额在人民币200万元以内，且是现款现货交易的合同，合同项目部门负责人报经分管副总经理审核和董事长批准。
第三章 资质证明和《法人授权委托书》的办理
第十二条 资质证明包括：营业执照（副本）、组织机构代码证（副本）、税务登记证（副本）、生产经营许可证书、质量体系认证书、《法人授权委托书》原件等。
第十三条 业务部门（分公司）使用公司资质证明的必须到办公室填写《资质证明使用申请表》，由分管领导签字批准。办公室要在每份资质证明的右上角按顺序编号，写明有效期。
第十四条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托─《法人授权委托书》方能对外订立书面合同。在办理《法人授权委托书》时，被授权者必须是公司负责签订业务合同或办理其他事项的职工。
第十五条 被授权人员领取《法人授权委托书》，需填写《法人授权委托书使用申请表》，办公室审核后，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
第十六条 公司不办理长期有效的《法人授权委托书》，必须针对每笔业务办理专项授权；
应采用公司认可的标准格式；
授权委托书在有效期限内可连续使用，有效期根据合同的履行时间确定，但有效期限最长不得超过一年。
第十七条 持有《法人授权委托书》的公司职工，必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，如因超越授权范围、授权权限发生的，超过部分无效，由此产生的法律后果概由该行为人承担。前述行为给公司造成损失的，其应无条件地赔偿公司因此蒙受的全部损失。
第十八条 《法人授权委托书》的有效期未满，被授权人因调离本公司、退休或因故限制行为能力、丧失行为能力或死亡，授权事项自然终止。
第四章 合同的订立
第十九条 公司与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或无资信的单位不得与之订立经济合同。
第二十条 合同必须具备标的（指货物、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，结算方式，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章。合同可设立定金、抵押等担保条款。若系公司对外担保的，应提交公司章程规定的机构批准；
对方对公司担保的应要求对方向我方提交其公司章程规定的审批机构的批准文件。
第二十一条 每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号基本信息。
第二十二条 在签订长期合同时，对价格条款的描述，应强调在合同履行中遇有价格变化时，以《确认书》方式进行确认。
第二十三条 合同签订时，根据情况在条款中，可强调任何一方不得将本合同项下的部分还是全部的权利转让给第三方。
第二十四条 合同经审批同意后，填写《合同审批表》按程序签批后加盖合同专用章方能生效。
第二十五条 订立合同时原则上要具体明确违约责任；
诉讼管辖权原则要求为公司所在地的人民法院。
第二十六条 严禁在空白的合同文本上盖章。单份合同文本达二页（含二页）以上的须加盖骑缝章。
第二十七条 合同文本原则上我方应持不少于二份，合同盖章生效后，合同文本原件统一由合同项目部门（分公司）专人对合同进行登记，建立合同台帐，规范管理。合同盖章时必须复印件分存办公室。合同执行完后，按公司制定的《档案管理办法》整理后移交办公室存档。
第五章 合同的履行
第二十八条 合同依法订立后，即具有法律效力，应当积极、全面并正确地履行。
第二十九条 在合同项目执行过程中应严格按合同约定进度执行，按期结算货款。签订总标的的项目每笔采购或销售需有供方或需方的书面确认单或相关证明资料，书面确认单或相关证明资料应作为合同附件交专人保管并存档。
第三十条 业务部门（分公司）在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司分管副总经理、董事长汇报并停止采购与销售。如需继续采购与销售，待情况处理完毕经分管副总经理审核和董事长批准后，方可继续采购与销售。
第三十一条 财务部按合同要求监督项目进度，定期向分管副总经理和董事长汇报项目进度情况。
第三十二条 财务部依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的，有权拒绝付款：
1. 应当订立书面合同而未订立书面合同的；
2. 收款单位与合同对方当事人名称不一致的又未能完善法律手续的。
第三十三条 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，合同项目部门应当督促付款单位出具代付款证明、财务证明等。
第三十四条 对于已经执行完毕的合同，要有界定，不得自行延续合同。特殊情况需由合同项目部门出具书面说明，公司分管副总经理审核和董事长批准后方可执行。
第三十五条 超过合同执行期的采购或销售需签订补充协议，报分管副总经理审核和董事长批准后方可继续执行。补充协议合同号采用原合同号加—X号。
第六章 合同的变更和解除
第三十六条 合同补充协议、合同条款变更或出现未约定事项，须对原合同的条款及内容（包括购销量、履约时间、结算方式、违约责任等）进行调整的，合同项目部门必须附情况说明，经分管副总经理审核和董事长批准；
对涉及公司利益的重大事项调整必须报董事长审批后，提交党政联席会议审议决定，方可调整，业务人员不得自行进行操作和对外承诺。
第三十七条 对于长期合同在履行中遇有价格变化时，应依照本办法第二十二条规定执行。其《确认书》内容包括但不限于对数量、价格、已采购销售数量和已收付金额的确认。
第三十八条 变更、解除合同和签订补充协议必须依照合同的订立流程通知财务部等相关职能部门，遇有法律问题和纠纷的，须通知公司法律事务机构及法律顾问介入。
第三十九条 我方变更或解除合同的通知书和双方签订的变更或解除合同协议，应当采用书面形式，并按规定程序经审核批准后，加盖合同专用章。
第四十条 合同项目部门收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在三天内向公司分管副总经理、董事长汇报，并通知相关部门负责人。
第四十一条 变更、解除合同的文本和补充协议作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。变更或解除合同的通知和回复应挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由专人保管并存档。
第七章 合同的管理
第四十二条 合同按经营内容分为以下五类：
A类：采购合同
B类：销售合同
C类：仓储保管合同
D类：投资及融资担保合同
E类：基建工程合同
F类：其他合同
第四十三条 公司签订的所有合同，均应明示公司统一的合同编号。合同的编号按照合同类别、年月日顺序排列编号。
第四十四条 公司业务部门（分公司）须确定专人负责合同的管理工作。应急时将合同原件和原始审批资料整理建档，合同执行完后，按公司制定的《档案管理办法》移交办公室存档。
第四十五条 公司合同专用章由办公室专人负责管理。原则上签订合同时，加盖合同专用章均在公司办理，特殊情况需要带章外出时，用章部门（分公司）必须填写《印章使用审核表》，经审批后，由印章管理人员带章外出用印。
第八章 合同纠纷和债权清理
第四十六条 发生合同纠纷，合同项目部门（分公司）负责人及合同项目负责人应立即向分管副总经理和董事长汇报。并提供相应资料。
第四十七条 合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同项目部门（分公司）负责人及合同项目负责人应配合好公司有关部门、法律顾问和律师参加仲裁或诉讼。为了解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。
第四十八条 发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向公司报告，并向公安机关报案。
第四十九条 合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。解决合同纠纷的申请书、起诉书、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等法律文书及相关资料，均应由公司决定的处理合同纠纷的工作人员统一保管，并在工作完成后交办公室存档。
第五十条 在涉及合同纠纷的诉讼或非诉讼活动中，行使可能引起公司国有资产流失的处分权时，应当报请公司和相关部门批准。
第五十一条 对生效法院裁判文书确认的债权，应按照法律规定程序如期索回欠款或抵债物品。
第五十二条 债权资金的确认、核算、清理均按照订立的合同和公司财务部有关规定执行。
产生应清理债权后，造成应清理债权的合同项目负责人和部门（分公司）负责人为清理债权责任人。并按“谁形成，谁清理”的原则进行清理。
第九章 其他
第五十三条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
第五十四条 合同执行完毕，项目部门（分公司）对合同执行的全部情况，包括合同执行中购销数量、销售收入、资金使用及利润，合同执行过程中发生的重大事件等进行全面总结，写出书面报告，报分管副总经理和董事长。
第十章 责任
第五十五条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
第五十六条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
第十一章 附则
第五十七条 本办法自下发之日起生效实施。
第五十八条 本办法如有与国家法律法规相抵触的，以国家法律法规为准。
2013年7月6日