安全生产 文件和档案管理制度
1. 目的
对安全生产标准化体系所要求的文件和档案进行有效地控制，确保所有文件现行有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2 2. . 适用范围
适用于公司安全生产标准化体系所要求文件和档案的控制与管理。
3. 职责
3.1 安全主任负责公司安全生产标准化体系管理性文件和档案的管理与控制； 3.2 其他部门自行发布的全生产标准化体系管理文件，应符合公司文件和档案的控制程序要求，并处于受控状态。
4 4. . 内容与要求
4.1 文件和档案控制要求 4.1.1 文件和档案的生成 4.1.1.1 文件和档案的编制 公司安全生产标准化体系管理性文件和档案由公司安全生产管理领导小组组织编制，其他各专业文件由各主管部门负责组织编制，编制文件时应：
a、 策划文件时既要符合法律法规和标准规范的要求，又要符合公司的实际情况； b、文件的内容应全面、系统、充分、适宜，具有可控制性； c、 为证明过程的有效控制提供依据。
4.1.1.2 文件的评审与修订 主要负责人每年组织一次“安全生产规章制度和操作规程”符合性评审会议，必要时予以修订并由授权人员确认其适用性。文件的评审包括：
a、 新编制的文件应有编制人签字和编制的年月日，并经校对或审核后由授权人批准；通过校对、审核、批准对文件进行评审； b、 当公司的组织结构、产品、流程等发生改变或适用的法律法规、标准规范发生变化时，应对原文件进行评审，按照评审的结果修改文件，并再
次进行评审，保留评审记录。
4.1.1.3 文件应按授权批准范围进行批准，以确保文件是充分与适宜的，通过评审的文件由总经理批准。
4.1.1.4
文件的更改标识 文件归口管理部门应建立文件控制清单，并标识文件的版本号和修订状态，以确保文件的更改和现行修订状态得到识别。
4.1.2 归档及保存年限 4.1.2.1 归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
4.1.2.2 归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为 1 年，5 年，10 年。
4.1.2.3 公司根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
4.1.2.4 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
4.1.2.5 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
4.1.3
文件的使用 4.1.3.1 文件的发放 文件由主管部门统一发放和管理，以确保在使用处可获得适用文件的有关版本。包括：
a、安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放，并做好发放登记工作； b、技术性文件由生产部统一发放，并做好发放登记工作； c、其他部门的专业文件由主管部门负责发放，并做好发放登记工作。
4.1.3.2 确保文件保持清晰，易于识别 文件发放后，各使用单位应采取保护措施，防止文件油污、损坏、丢失等，更不得在文件上乱涂乱画、作标识等。
4.1.3.3 确保适用的安全生产法律法规、标准规范得到有效识别 安委会负责适用的安全生产法律法规、标准规范的获取，对其进行识别，控制分发和修订状态等。
4.1.4 文件的作废 a、安全主任应及时收回作废文件，并按规定进行销毁，防止非预期使用； b、当作为资料或积累知识等任何原因保留作废文件时，应由原发放部门进行登记，并在作废文件上标识 文件作废标记，并单独存档，便于检索。
4.1.5 电子媒体文件的管理 对磁盘、光盘、照片等电子媒体文件要采取防病毒、防霉变措施，控制备份，防止丢失和随意录制等。
4.2 文件借阅管理 借阅文件时，借阅人应办理借阅手续，并保证在规定的期限内归还借阅文件。
4.3 档案的鉴定与销毁 公司定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
档案鉴定工作由安全主任主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。