摘要：在我国高等教育发展速度快和改革的背景下，高职院校现已发展成为教学、管理和科研为一体的比较独立的单位个体，目前它在高校的地位也越来越重要。高职院校行政部门秘书工作也具有十分重要的地位，其工作直接关系到学院行政管理的质量与效能。本文从高职院校行政部门秘书工作的现状出发，阐述了学院行政秘书的工作职责及自身利益，结合实践经验，正确认识高职院校行政部门秘书工作，进一步开创行政部门秘书工作的新局面。
关键词：高校；行政秘书；工作
中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）07-0096-02
一、高职院校行政部门秘书工作的现状
1.杂乱的事务，薄弱的做事意识，低服务的意识。高校行政部门秘书工作的特殊性，日常要求行政秘书要具有较高的工作责任意识来处理办公室业务，还有协调、监督、会务的安排等工作，但实际工作意识薄弱并缺乏行政道德观念，在行使各种职责时，掉以轻心，缺乏“以人为本”和为人民服务的思想，有些人还私下认为，自己在高职院校教师队伍中地位低，往往存在当一天和尚敲一天钟的心理。
2.角色定位不明确，业务水平不高。很多高职院校的普遍现象是重教学、轻管理。目前由于认识不到高校行政秘书队伍建设的重要性，在相当长的一段时间里，被认为高校行政秘书工作是可替代性很强的事务性工作，人员配备上比较随意，人员来源构成复杂。高职院校行政秘书究竟应该为领导提供哪些服务，缺乏明确规范，往往根据领导的需求和秘书的理解来确定，这就导致秘书角色的模糊和错位。不少担任行政秘书的人员并非本专业出身，在担任此工作前也没有经过专业的培训，没有太多的实践经验，理论和技能都严重不足。在工作时并没有多大的激情，有种得过且过的感觉，缺少了主动性和创造性。
3.利益均衡与合理回报难以实现。按国家公办教职工的身份来讲，他们一直代表公共利益，为大众谋福利，努力做到社会福利最大化;可是我们会常常看到很多民办高职院校教职工盲目于追逐个人利益，担任课程多，科研实践少，存在着社会福利最大化和个人福利最大化两者之间的尖锐矛盾。无疑的是他们很多会从自身的利益出发，权衡现实状况对自己的利弊。对公办教职工来说，意味着他们端的是几十年的铁饭碗，而民办高职院校端的却是泥饭碗，以自身利益权衡，他们害怕竞争，担心被取代。这部分人数众多，也有能力形成一股强大阻力，也会导致工作效率不高。可见，学院发展的关键是如何协调这一些人的利益，从而化解大家心理的阻力。
二、行政秘书的工作职责
高职院校行政秘书承担了沟通协调与执行等大量行政事务性工作，不再是单纯的“接听电话，收发文件，抄写修改”，从之前简单的一名办事员转变成协调员、服务员和参谋员。在院领导的领导下，组织协调与管理办公室工作。
1.日常行政工作。①办公室事务管理。学院对内与对外年度工作计划、工作总结、通知文件、申请报告等的草拟及上报。②人事管理。按照学院统一的人事教职工量化考核标准，负责教职员工的考勤、年度业绩考核工作、各项评优、奖惩等工作。③固定资产管理。印章的使用和管理、办公用品的申领保管、办公设备的维护等。④档案管理。会议记录与会议纪要的整理和保存、公文传送和信息资料的保存、文件的归档、档案资料的登记和保管等。⑤经费管理。制订与上报部门学年度经费预算，负责登记本部门发生的各项进出入账。⑥接待工作。接待社会人员来电来访、在校师生等。⑦宣传工作。宣传方式多样化，创造特色，打造品牌。⑧人才培养工作评估。人才培养工作状态数据采集平台数据的采集。
2.行政协调沟通工作。高校行政秘书工作在学校的发展建设中起着非常重要的作用，它在宣传贯彻学校工作精神、部门内部及部门之间的协调合作、保证日常工作的正常运转都是不可缺少的。联系行政管理层与教职工，学校各职能部门，承担接待事务、督促各项工作计划、制度实施与落实。在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲力亲为，大量的协调工作一般由秘书完成，故此协调关系是行政秘书工作的一项重要职能和长期任务。
三、树立创新服务意识，重视自身综合能力的培养
高职院校是知识密集和人才荟萃的地方。如果其自身对相关的秘书知识一无所知，专业知识贫乏，在具体实践中就会觉得有障碍，如逆水行舟。
1.加强业务技能，注重方法，提高办事效率。高职院校行政秘书首先应该开拓视野，熟识各专业技术技能。其次要熟悉工作相关知识面，对于行政管理等方面都要有所涉及，并能熟练使用电脑、打印机、传真机、投影等现代化工具。面对目前一切的日常事务性工作，行政秘书更要讲究工作方法和处事策略，明确目标，理清思路，提高效率。
2.合理安排，加强创新意识。做好日常档案的管理，可以随时调阅所需资料，节约查找资料的时间，平时要善于把各种各样的事情合理分类，分清轻重缓急，有条理地去做好各项工作，提高日常办事效率。行政秘书应学习和掌握一定的档案学知识，对于日常资料要学会及时归档，分类保管，做到日常工作档案管理规范化。改变传统的被动处理事务性工作方式，要创新和解放思想，不断增强实效意识、质量意识和开放意识等各种思想意识；多角度地审视思考新问题和开拓新思路，实现行政工作上的新突破。
四、稳步推进高职院校行政秘书工作
1.加快步伐，积极出台相关政策。针对高职院校目前发展的实际需要，我国民办高职院校发展的过程中，从政府到学校都相继出台了一些相关的政策，如职工社保、医保、住房公积金等。实践证明这些政策的出台有力地推动了民办高校行政工作的合理发展，想进一步的突破和发展，需要学校主管部门在这方面做出更大的努力。当然，在出台新政策的同时还需要注意到政策的具体性和明确性，以确保其在实施过程中可操作性，更要注意政策实施过程中的连续性和稳定性，防止朝令夕改现象的出现。
2.建立完善监管体制。高职院校职工福利问题是令人关注的一个问题，关系到广大教职工的切身利益。因此，学院主管部门应该建立并形成一个科学又比较合理的人事管理机制，以便以后学院对教职员工实施有力的管制，并切实维护好行政人员的切身利益，从而在学校范围内达成一种“双赢”的局面。
3.培育良好的信用环境。信用是社会的基础，学院良好运行和发展有赖于信用机制的建立。然而，目前的情形是在全社会范围内普遍存在“信用危机”，无论是政府、企业，还是社会公众都存在这方面的问题。让高校行政秘书早日摆脱在高校教师队伍中的位低和可替换性强的心理。增强信用意识，建立现代信用机制，已成为当务之急。
要想做好高职院校行政部门秘书工作，首先要把握好自己的角色定位，明确自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，踏实肯干，掌握行政秘书工作技能，认真完成领导交代的各项工作，为学院发展贡献自己的力量，更好地服务学院行政管理层与广大师生，以适应快速发展的高等教育的需要。
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