下面是小编为大家整理的会议筹备方案,供大家参考。
会议筹备方案
关于会议组织中的一些细节
组织好会议，精细的方案是基础，严格的执行是保障，细节的把握是关键。
一、会议前期的准备
1.会议主题。
需要了解会议召开的背景、主要内容、需解决的问题或推进哪项工作最终确定会标。
2.参会范围。
与交待会议的领导进一步沟通，确定与会的领导和参会人员，确定具体的参会人数，便于安排会场。
3.会议时间和地点。
①会议的时间需要跟领导随时沟通，关注参会的主要领导是否有其他活动。
②根据参会人数，选择合适的会场，坐得下是基本要求，但不能太大，会场太空也会影响效果。
4.会议涉及材料。
①需说明，涉及材料包括领导的发言和相关文件。
②会议上所有需要发言领导的发言稿，特别是布置具体工作、总结性讲话等有类似内容的必须提前沟通，避免内容“撞车”。
③如果材料较多，是否装袋分发。特别是给领导发放的材料要逐份、逐页检查，看是否少件、是否缺页、是否存在印刷质量问题。
5.会议通知的起草与下发。
时间、地点、会议名称、参会人员、注意事项。记得新闻媒体！
※参会领导是否集体乘车，车辆提前安排。
需要注意的是会议通知方面，若是时间紧或在节假日，尽量用电话通知；若时间宽裕，可用明电通知，但要注意收集掌握明电的查收情况以及参会人员反馈的信息，及时向交待会议的领导（不能参会的人员需要有书面情况报告，告知不能参会的原因，向领导请假）和布置会场人员通报相关情况。
6.会场的布置。
①主席台及台下领导座次。领导坐席桌凳的摆放、牢固、桌布的平整度等要考虑到，也要考虑到领导相互间距离要“沟通、出入”两方便。
※关于领导的座次（桌签的摆放）遵循先中间后两侧、先左后右、先前排再后排的原则。
②会标的悬挂、会场的整洁。
③会场内音响、灯光、投影等一些必要仪器的调试。
※主席台的话筒（麦克风）要注意需要发言的领导前尽量都有，避免出现递话筒的尴尬局面。
④别忘了领导的休息室，会场和领导休息室的温度也应该考虑，提前打开冷气或暖气。
7.会议议程中必要环节的准备。
①若有表态发言、颁奖或递交责任书环节，做好相关物品（证书、奖牌、责任书等）的收集工作。
②提前做好礼仪小姐（引导人员）的培训，演练颁奖（或递交责任书等）仪式。