医院 科技档案管理办法
科技档案是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富。科技档案的完整、准确、系统既可作为对各类科技人员考核、评审、奖励的重要依据，又是继续进行科学研究的必要条件，同时也关系到科研管理工作的效率和质量。为了建立、健全医院的科技档案工作，充分发挥科技档案在各项科技工作中的作用，结合医院的具体情况，特制定本管理办法。
一、科技档案的归档范围 凡在科学技术研究活动全过程中形成的具有凭证作用和保存利用价值的科研文件材料，均属于科研档案，具体范围如下：
1. 科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。
2. 研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。
3. 总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告、论文、专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。
4. 成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5. 推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。
二、科技档案归档的要求
1. 实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。
科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档，并作为对其进行考核的内容之一。
2. 科研文件材料应在科研项目完成后及时归档。研究周期长的项目，可分阶段归档。
归档的科研文件材料必须是原件(定稿)，根据需要可复制若干份。
3. 归档的文件材料，应做到制作材料优良，格式统一、字迹工整、 图样清晰，装订整洁，禁用字迹不牢固的书写工具。
4. 多单位合作的科研项目归档，项目主持单位保存一套完整的档案（包括协作单位的相关挡案复制本），协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本。
三、科研实验记录的书写规范及要求
实验记录是指在科学研究过程中，应用实验、观察、调查或资料分析等方法，根据实际情况直接记录或统计形成的各种数据、文字、图表、图片、照片、声像等原始资料的载体，是进行科学实验过程中对所获得的原始资料的直接记录，可作为不同时期深入进行某课题研究的基础资料。
1. 科研实验原始记录须记载于正式实验记录本上。我院的科研实验记录本由医院统一印制，课题负责人按要求领取使用。实验记录本应按页码装订；须有连续页码编号，不得缺页或挖补。
2. 实验记录本首页一般作为目录页，可在实验开始后陆续填写，或在实验结束时统一填写。
3. 每次实验须按年、月、日顺序在实验记录本相关页码右上角或左上角记录实验日期和时间，也可根据需要记录如天气、温度、湿度等实验条件。
4. 字迹工整，采用规范的专业术语、计量单位及外文符号，英文缩写第一次出现时须注明全称及中文释名。使用蓝色或黑色钢笔、碳素笔记录，不得使用铅笔或易褪色的笔（如油笔等）记录。
5. 实验记录需修改时，采用划线方式去掉原书写内容，但须保证仍可辨认，然后在修改处签字，避免随意涂抹或完全涂黑。空白处可标记“废”字或划叉号占据相应位置。
6. 实验记录应遵循原始、及时、系统、完整、客观的原则，实验结果、表格、图表和照片均应直接记录或订在实验记录本中，成为永久记录。
四、科技档案的管理 （一）科技档案形成阶段的管理 医药卫生科技档案工作是医药卫生科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，各课题组应加强科技档案的收集、立卷、归档等工作，使科研工作与建档工作“四同步”：下达计划任务与提出科研文件材料的归档同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
1、开题立卷：各课题组在课题开始实施前，均应按归档要求进行按专题立卷。
2、责任到人：由课题负责人负责课题进行过程中的科研资料收集、整理、立卷工作。
3、督促检查：课题组每年两次上报课题执行情况时，课题负责人应将科研资料收集、整理、立卷情况填入表内。由院科研处进行审查，结合科室抽查，督促不合格者尽快加以改正。
4、严格把关：科技成果鉴定前，课题负责人应将全部原始资料（已定手稿）按归档要求整理成册，将总结鉴定阶段和推广应用阶段的文件资料整理完毕，并编写好目录，送科研处归档审查，审查合格后，再报送申奖材料。
5、奖惩兑现：科技档案的立卷、整理、收集、归档情况，由院科研处记录在档，作为科技成果综合评审打分时的重要内容之一，并作为奖励科室和科技人员时的参考依据。
6、凡属有密级的科技项目，如对外应严格按审批程序报批。凡没有划定密级的材料不能公开发表，若确定了密级属公开的可发表，属保密范围的文件材料不得公开发表。对违反保密规定，擅自在刊物上发表或在学术会上交流而造成泄密的成果，不得申报成果奖。但也要防止以保密为借口，拒绝国内正常学术交流和成果的推广应用。
（二）科技文件材料归档后的管理 1、归档后的文件材料及时进行分类、编目、编制检索工具、合理保护等工作，积极提供利用。
2、做好收进、移出、保管、利用效果等情况的登记和统计工作。
3、编制科技档案的分类方案、本单位的科技档案保管期限表。
4、定期做好档案的鉴定工作。
5、经常检查档案保管情况，对破损、变质档案及时采取补救措施，并及时向领导汇报情况。
6、遵守国家有关科技保密的规定，保证科技机密及档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。
六、科技档案借阅办法：
1．凡是本院职工需借阅秘密级，及非秘密级科技档案，必须办好借阅手续，并于一周内归还。绝密档案一律不出借，需要时可当场查阅。机密档案如工作需要借出时，必须有领导审批签准才能借出，并于三天内归还。
2．技术档案材料原则上不能借出院外，如属院外单位开展工作必不可少的材料，需要借出时，须有单位介绍信，征得作者和有关领导的同意。借阅秘密级档案须经处领导批准。
3．借阅科技档案材料，要很好爱护，妥善保管，不得遗失、沾污、撕破。
4．借阅者不得擅自更改科技档案内容，如有更正，必须通知科研处，由科研处指定专人进行鉴定，反复查对，核对完后，才能在原稿上改正，并建立错情登记，写明原因以备查考。