摘 要：二级学院办公室处于沟通上下、协调左右的地位，担负着保证二级学院工作正常有序运转的职责。作为高校办公室主任，其工作性质决定了其必须具备很强的能力和很高的素质，即过硬的政治素质，熟练的业务素质，优良的作风素质和扎实的能力素质。
关键词：高校二级学院；办公室主任；素质
[中图分类号] ：G647 [文献标识码] ：A
[文章编号] ：1002-2139（2013）-18--01
高等学校是培养具有实践能力和创新精神的各类专业人才的摇篮，既不同于国家党政机关， 也有别于一般的企事业单位。随着高校改革进程的加快，二级管理制度的推进，二级学院办公室处于沟通上下、协调左右的地位，担负着保证二级学院工作正常有序运转的职责。作为二级学院办公室主任，虽然职位不高，但角色至关重要，其工作性质决定了其必须具备很强的能力和很高的素质，即过硬的政治素质，熟练的业务素质，优良的作风素质和扎实的能力素质。
一、过硬的政治素质
过硬的政治素质是做好各项工作的首要条件，是一名优秀的办公室主任的核心素质。作为办公室主任要以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观武装自己的头脑，要发扬党的优良传统，牢固树立全心全意为人民服务、全心全意为全院师生员工服务、全心全意为学院的各项工作服务的思想，忠诚党的教育事业，要有高度的工作责任感和强烈的事业心。
二、熟练的业务素质
熟练的业务素质是办公室主任做好工作的必要条件。学院办公室工作纷繁复杂，对内对外，对上对下，办公室主任必须要博学多才，不断提高自己的业务能力的宽广性、熟练性，这样才能及时准确的处理工作中突发出现的问题，同时还要不断提高自己的文化和专业素质，这样才能成为一名合格的办公室主任。
（一）具备较高的文化素质
随着高校改革的不断深化和内部运行机制的改革，这对高校管理人员在管理的手段和方式上提出了新的更高的要求。因此， 作为一名学院办公室主任，为了更好地适应改革变化的要求，必须要具备较高的文化素质和管理技能。办公室要负责对内对外的接待工作，会接触不同层次的人，这就要求办公室主任具备一定的口头表达能力。办公室又是窗口部门，而办公室主任则是这个窗口形象的关键因素。这就要求办公室主任要做到仪表端庄、谦恭有礼、衣着得体。办公室同时又是一个秘书机构，要处理各种各样的公文，这就要求办公室主任必须具备一定的文字表达能力。
（二） 加强教育管理专业素质
作为二级学院办公室主任，要逐步使办公室工作由经验管理向科学管理发展，由过程管理向目标管理转化。这就对办公室主任的管理水平提出了很高的要求，而往往办公室主任的学历参差不齐，并且所学专业并不对口，这就会体现出工作能力薄弱，思维模式单一，创新意识不够等，给工作开展带来极大的不便。这就要求办公室主任必须努力学习并掌握现代高校教育管理学、管理心理学、行政管理学、教育学等方面的专业知识，运用专业的管理知识武装自己，不断提高自己的管理水平，这样才能在管理工作中做到协调自如、胸有成竹、有的放矢， 才能很好地掌握工作的主动权。
三、优良的作风素质
服务工作是二级学院办公室职能的基本，只有通过优质服务，才能树立工作权威，才能正确履行办公室工作的职责。作为办公室主任，其优良的作风素质主要体现为： （一） 要有甘为孺子牛的服务意识。办公室主任要摆正自己的位置，兢兢业业，树立牢固的服务思想，杜绝“惰气、暮气、骄气、霸气”现象。（二）处理问题要做到公平公正、实事求是，坚持原则，一切已学校、学院、全院师生的利益为重，甘于奉献，不计较个人得失。（三）要与人为善，平等待人。在工作中不能出现“门难进、脸难看、事难办、话难听”的情况，要贴身为师生员工做好各项工作。（四）要尽心尽职， 忠于职守。办公室工作纷繁复杂，工作时效性强，这就要求办公室主任必须按时有质量的完成所有工作，不能出现“上班不在班的问题、办公室里侃大山的问题、把职责当权力的问题、吃喝玩耍当工作的问题”。
四、扎实的能力素质
二级管理体制下， 学院有了更多的自主权，二级学院办公室主任要完全履行好自己的工作职责应具备以下几个方面的能力。
（一）参政议政能力
参政议政主要指的是办公室主任能否当为领导好参谋，为领导决策提供准确、可靠的信息和具有建设性的工作建议。要具备这样的能力，学院办公室主任要做到：1.不断学习各种理论知识，提高自己政策水平。作为办公室主任担如果理论知识功底薄弱，开展工作难免出现漏洞，所以在完成办公室各项工作的同时要努力学习各种理论知识，提高自己发现问题解决问题的能力和综合判断力。2.树立超前意思，用于探索。作为办公室主任要主动进行调研，提前做好准备，为领导的决策提供翔实的资料。要善于领会领导的工作模式，及领导之所想，提前考虑工作中将要出现的种种问题，超前的思考解决问题的方法，为领导决策提供意见。
（二）沟通协调能力
学院办公室作为基层综合管理机构承担着整体性、综合性的协调职能，起着沟通上下、协调左右的作用。要协调好学院与学校各机关部门其他学院之间、学院内部领导之间、学院领导与教师之间的关系、学院教师之间、学院教师和学生之间的关系。作为办公室主任必须具有较强的沟通协调能力，合理沟通协调好各种关系，才能为办公室工作创造一个良好宽松的外部环境，以确保各项工作顺利推进。
（三）开拓创新能力
二级学院办公室工作要做出特色、特点、持续发展就必须要创新的开展工作。这就要求办公室主任在工作中要有开拓创新精神。首先要做到工作思路有封闭调整为开放，随着市场经济的发展， 办公室工作要要由内向走向对外开拓，走向开放，要由坐等走向主动深入。其次要做到调整单一为多向工作思路，办公室工作要拓宽领域，放宽视野，跳出过去单一服务的老框框，要做到既围绕教学、科研工作， 又围绕学院改革发展等项工作，要改变以往只为领导服务， 忽视为教职工群众服务的倾向。应该从学院发展大局出发，搞好立体式、全方位、多层次的服务。