篇一：公司文件归档整理原则
公司归档文件整理工作细则
一、收集与质量要求
1、各部门承担归档文件整理的兼职档案员在整理归档文件之前,应按照各部门立卷归档范围的暂行规定,负责将本部门应归档文件材料收集齐全。
2、各部门承担归档文件整理的兼职档案员，对收集的各种文件材料应逐件认真检查,检查的重点是：
(1)归档份数是否齐全。归档文件材料、刊物一般收集2份,其中1份正稿连同定稿归档；1份按顺序号排列,供平时利用。
(2)同一事由的文件是否齐全。请示与批复、报告与批示、问函与复函等,应收集齐全。
(3)每份文件是否完整。正本、定稿、重要法规性文件的草稿及补充说明正文的文字、图表、数据等附件应齐全完整,有否缺、漏页。
(4)文件种类是否齐全完整。除编有正式文号的文件、电报外,还应注意收集未编号文件、电报和刊物,重要会议、重大活动、考察、调研形成的重要批示、信件、本单位的工作计划、总结、规章制度等。
(5)归档文件、资料质地优良、书绘工整、签署完整、起草(批注)公文使用蓝黑或碳素墨水书写;批注在公文右侧,左侧留三公分装订位置。如发现字迹模糊材料、热敏纸材料或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的材料要及时复制，以防字迹褪变。公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。
(6)剔除重份文件、不必归档的草稿和没有保存价值的文件等。
二、整理原则
1、归档文件整理原则是:应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值,便于保管和利用。
三、整理方法
1、归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件(正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文）；报表、名册、图册（本）为一件;来文与
复文各为一件;重要文件（如法律法规等）须保管历次修改稿的,其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
2、归档文件采用“年度一部门一保管期限”分类法进行分类。即先将归档文件按其形成年度分类;在每个年度内，按保管期限分类;再按时间顺序进行排列。
（1）归档文件所属年度的区分,一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度的规划放在针对的第一年整理归档;跨年度的总结放在针对的最后一年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。
（2）归档文件分为永久、长期、短期3种。
3、归档文件按件为单位编写页号,文件中凡有图文的页面为一页，空白页不标页号,用铅笔在正面右上角或背面左上角标页号。
4、归档文件装订时，正本在前,定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前;复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的，中文本在前,其它文本在后。
5、归档文件按件用线装订,采用左侧装订的,应将左下侧对齐;装订前去掉金属物,修补好残破文件；文件左侧未预留装订位置的要贴边。
四、排列和编号方法
1、归档文件的排列方法,应在分类方案的最低一级类目内，按文件形成时间顺序排列。会议文件,统计报表、领导批示件办理件等成套文件可集中排列。
2、归档文件应依分类方窠在最低一级类目内（即保管期限内）编流水号。每份归档文件由计算机输出封面,封面右上角设置归档标签。归档标签由年度、保管期限、编件号等项目构成。归档章各项数据由计算机根据录人的数据自动转换生成。
（1）年度:填写文件形成的年度。以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2004。
（2）保管期限:填写归档文件保管期限的名称或代号,如:“永久”、“长期”、“短期
（3）部门:填写作为分类方案类目的部门名称或规范性简称。
五、编目
1、编制归档文件目录
各处室先完成归档文件初步整理、编页码后，再将归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、各注等7项。
(1)归档文件应逐件编目。
(2)责任者:录人发文机关或文件的署名者。责任者要录人全称，联合发文有3个以上责任者的,可只填3个。
(3)文号:录入文件的发文字号。录人时应照实抄录,不能省略。
(4)题名：录人文件标题,应将责任者、问题、文种3个部分照实抄录,不要随意更改和简化。文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟定或补充,并外加“()二会议记录须重拟题名时,应写明会议时间和主要内容。
(5)日期:录入文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。如：1999年9月9日应录为19990909o
(6)页数:录人每一件归档文件的总页数,来文与复文为一件时、应将页数相加作为该件的总页数。
(7)备注:注释归档文件需要说明的情况。如针对同一问题的来文与复文各为1件时,应互作备注;如需要说明的内容较多,可在备注栏内加注*号、将具体内容填人各考表中。
(8)归档文件目录用纸规格采用国际标准A4型，目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目。其中：
全宗名称:统一填福建省AA集团股份有限公司
年度:填归档文件所属年度
保管期限:填保管期限的种类名称(即“永久”、“长期”或“短期”)
部门:按归档文件分类方案类别填写
六、装盒
1、归档文件应按室编件号的顺序装人档案盒,装盒前应填写各考表、档案盒封面及盒脊项目等。
2、填写备考表。填写的主要内容:盒内文件情况说明(盒内文件缺损、移出等情况）、整理人（负责整理归档文件的人员姓名），检查人（负责检查归档文件整理质量的人员姓名或处室负责人姓名）、日期（归档文件整理完毕的年月日）。
3、填写档案盒封面及盒脊
全宗号：“福建省AA集团”
年度:按盒内文件的形成年度填写；
保管期限:按盒内文件所属保管期限填写；
部门（问题）：按部门名称填写；
起止件号:填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,期间用“一”号连接。
4、装盒时,应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒,不同年度、不同处室、不同保管期限的归档文件不应放人同一档案盒;档案盒排放时应尽量使文件装订部位向下,文件不易弯曲受损。
七、编写整理说明
归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”。主要说明年度文件归档的总数量,不同类别与保管期限归档文件的数量,及当年归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和口期。填写的“整理说明”，放在归档文件目录之前,与归档文件目录一起装订成册。
八、移交
1、各部门每年的第一季度末向档案室移交己整理好的上年度归档文件。
2、移交归档文件时,要同时移交目录一式2份,档案室根据目录逐件清点归
档文件,确认符合整理要求后,在移交目录上签字。
篇二：公司文件归档整理原则
公司文件资料归档管理制度
第一章
总则
第一条
目的为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二条
适用范围
本制度适用于公司各部门
第二章
归档归类
第三条
公司文件、资料归档的范围和归档分类
公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。
一、一级类目
代码类别
范围决定、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、1行政类决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会
议纪要、公司各类证照。
协议书、年度计划、公司规划、经营情况、委托书、2经营业务类
合同、项目方案等。3劳动人事档案、劳动工资档案等。
人事类
4政府类政府下发至公司的各类文件。
公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音5音像类
像等。
二、二级类目
公司各部门缩写作为二级类目的代码
代码部门RX人事行政部
YF研发部
KF客服SS市场实施
CW财务
三、三级类目
范围
经营战略和经营公开发布的公司经营发展大纲、各类通知和通告、任命、年度总结和领导方针、讲话、一般性会议纪录等
重要等级
一般级文档
代码
A
经营重要经营项目及决策、公司重要会议纪要、项目合同重要项目资料、合同、公司经营情况、技术资,协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同
料,财务资料等。
内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规战略性的合作协议及其合划、经营项目及决策、同等。
重要级文档
B
机密级文档
C
档案保管第三章
档案的保管、调阅与归还第四条
并根据文档的由办公室统一编号后形成《文件档案》,
一、已归档的公司文件、资料,
重要性和相关性交相应部门的专管员保管。并按指定专柜,,由专管员负责填写《文档管理登记表》二、已归档的公司文件、资料
分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。须填写《文档调阅,。一般级公司文档三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》须须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档,,申请表》方可调阅。重要级以上文档
经公司经理批准后方可调阅。
四、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归
。还登记表》第五条
归档保存期限
一、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资
料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
二、五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
第六条
档案的销毁
一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可销毁。
三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
第四章
附则
第五条
本制度由行政部附则制定、修改、解释。
第六条
本制度自颁布之日起实施。
《文件接收登记表》另附：附表1《文件移交登记表》附表23《文件发放登记表》
附表
《文档管理登记表》附表
《文档调阅申请表》附表56《文档归还登记表》
附表
《文档销毁申请表》附表8《文档销毁登记表》附表
篇三：公司文件归档整理原则
归档文件整理的原则是什么？
归档文件整理的原则就是指文件整理的基本原则，即根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件整理的质量要求有哪些？
归档文件应齐全完整；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
何为档案用房“三分开”？
指档案室拥有专用库房、专用的阅档室和专用的整理室（兼作档案人员的专用工作室和档案资料检索工具室）。
机关档案部门向档案馆移交档案的时限是如何规定的？
机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。
案卷质量要求的总原则是什么？
案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
文件的修整包括哪些内容？
对破损文件进行修裱；对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制；去除文件上易腐蚀的金属物；对过大的文件进行折叠等。
机关档案综合管理必须做到哪四个统一？
机关档案综合管理必须做到统一领导、统一机构、统一制度、统一监督指导。
案卷标题的三要素是什么？案卷标题的三要素是什么？
案卷标题一般由作者（或时间、地区、通讯者等）、问题和名称三部分构成，又称为案卷标题“三要素”。
什么是档号？
档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。档案实体编号的总称。包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
什么是机关档案综合管理？
机关档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，机关档案工作实行集中统一管理，机关档案室全面承担机关档案工作职能和任务的一种机关档案工作管理模式。
机关档案工作基本制度有哪些？
机关档案工作基本制度有：机关档案工作人员岗位责任制，机关文件材料整理归档制度，机关档案保管制度，机关档案保密制度，机关档案鉴定销毁制度，机关档案利用制度。
机关档案工作的双重职能是什么？
机关档案工作包括机关档案管理和机关档案工作管理两项职能。
什么是档案征集？
是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权，为公共利益的需要,依照法律规定的条件，对集体或个人所有的档案实行"代为保管"、"收购"或者"征购"、"捐赠"。
什么是档案接收？
是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案、资料。
什么是全宗？
一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
什么是大事记？
大事记亦称大事年表。是以时间为线索记载一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件（事实）的书面材料。
什么是文献？
人们在社会实践活动中形成的记录有知识的一切载体的总称。
档案包括哪些种类？
根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。
根据档案的不同属性和科学管理的需要，可以将档案划分为不同的种类。比如：按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等；按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等；按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案；按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案；按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。
目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。
“档案”一词的来源
在原始社会里，人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展，为适应复杂的社会生产和生活，人们创造了"结绳"、"刻契"的记事方法。结绳与刻契可以说是档案最早的起源。我国的档案工作从夏代开始。我国现存最早的文字档案是二十世纪初在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞，也称甲骨档案。"档案"一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。
什么是二次加工的编研材料？
二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理，形成的概要性、介绍性材料。二次加工的编研材料类型比较多，有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。
二次加工的编研材料的特点是种类多，针对性强，信息集中系统，提供利用简便迅速。二次加工的编研材料同样具有依据的作用。
二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理，形成的概要性、介绍性材料。二次加工的编研材料类型比较多，有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见二次加工的编研材料有《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数据汇编》、《产品简介》等。
二次加工的编研材料的特点是种类多，针对性强，信息集中系统，提供利用简便迅速。二次加工的编研材料同样具有依据的作用。
什么是一次加工的编研材料？
一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件（一般是原始文件的重份文件），或者原始文件的复制件汇集装订起来，形成的一种汇编材料。如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。
一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的，基本保持档案原貌，编辑相对简单，主要起到依据的作用。
一次加工的编研材料是指将单位职能活动中形成的原始文件（一般是原始文件的重份文件），或者原始文件的复制件汇集装订起来，形成的一种汇编材料。如《发文汇集》、《专题汇编》、《技术标准汇编》等。
一次加工的编研材料的特点是利用原始文件或原始文件的复制件汇编形成的，基本保持档案原貌，编辑相对简单，主要起到依据的作用。
常见的几种编研材料的编写
1、发文汇集
发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工的编研材料。全部文件是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，将本单位一个年度内的全部发文编成一套汇集。
发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用于是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。
对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。对于发文比较多的单位，可以一年编几本。
2、专题汇编
专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工的编研材料。
专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等同发文汇集。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度为单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起，专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。
3、大事记
大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工的编研材料。
编写大事记一般采用编年记事体，即一事一记，逐年、逐月、逐日以事件发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。
大事记的记述范围主要有：各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况；获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾害、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事等等。
大事记的编写要求：一是大事的记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事；二是大事的发生时间要保持唯一性，不能模糊；三是大事的内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。
4、组织机构沿革
组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工的编材料。
组织机构沿革一般采用编年体的编写体例，即以年代为序，逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。
组织机构沿革的构成：
（1）序言，说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。
（2）正文，是组织沿革的主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务，隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。
（3）附录，补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机构设置的上级批文的引印件。附录附在正文后面，起到补充说明的作用。
组织机构沿革的编写要求：
（1）准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚。
（2）统一组织机构编写涉及的机构和人员层次，特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。
（3）采用编年体编写组织机构时，为了避免过多的内容重复，可以只写有变动的部分。所谓变动主要指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。
（4）为了将隶属关系反映得更清楚，组织体系部分的内容可以用图表表述，再加以文字叙述说明。
5、基础数据汇编
按内容范围来划分，基础数据汇编可以分为综合性数据汇编和专题性数据汇编两大类。综合性数据汇编反映一个单位各方面的情况，内容多，涉及面广，篇幅较大。专题性数据汇编反映一个单位某一方面的情况，针对性强，涉及内容更具体。
基础数据汇编的表达方式有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等，常见的主要是表格式。基础数据汇编一般由：时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容构成。不同的单位和专业系统数据汇编的内容也不同。一般数据汇编中选用的数据都是日常工作中进行测算分析时经常需要利用的数据。
基础数据汇编的编写要求：
（1）在编写数据汇编时，选择材料要充分利用统计报表和财务年报，保证所选用材料的准确性和可靠性。
（2）统计口径要统一，对统计口径不统一的有关数据要换算，这样数据才有连续性和可比性，对统计口径变化和数据换算等情况，要用文字记述加以说明。
（3）要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整选用的有关统计项目和数据，保证数据汇编的实用性，能全面、准确地反映单位的状况。
什么是三次加工的编研材料？
三次加工的编研材料是依据档案，并参照有关的资料，在系统、深入分析研究的基础上，编写形成的一种新的参考材料。三次加工的编研材料属深层次的档案编研，常见的大多为工具书式的，如《手册》、《年鉴》、《志》等。
三次加工的编研材料的编写过程是一个再创造的过程，或者说是一个知识创新过程，难度比较大。三次加工的编研材料的特点是以档案为素材，应用档案中记载和反映的观点、方法、规程、原理、结果和结论，参照有关参考资料，进行深入的分析、研究和归纳等加工处理，不同程度地产生其他材料所没有的知识和内容，形成新的知识产品。特别是有关技术开发等工作和活动方面的三次加工的编研材料，带有明显的技术调研报告特点，更具有参考价值。
什么是档案？什么是文件？二者之间有什么关系？
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
文件是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。
档案是由文件转化而来的。档案和文件既有联系，又有区别。档案是历史的文件，是具有一定保存价值的文件，是经过分类组合的文件。因此，可以这样说：文件是档案的细胞，档案是文件的结合体；文件是档案的基础，档案是文件的精华。
档案与图书、情报、资料的关系？
1、档案与图书
档案来源于人们社会实践的过程中，其所述内容一般为其形成的直接经验；图书是就某一主题综合各种观点的系统研究成果，对其作者来说，更多地表现为间接经验。档案一般表现为一次文献，图书一般表现为二次文献、三次文献。档案因其直接记录社会实践原貌的特点，对其记录的主题较为零散，作者的加工度较浅，记录的内容比较客观；图书是对某一主题的系统研究，作者的编研加工度较档案大，更为系统完整，其内容有较强的客观性。记载某一社会活动的档案一般只有一件，保存于一个场所，而图书则随情况的需要大批量印刷，可分别存放于不同的地点，为不同的读者分别拥有。
2、档案与情报
情报是反映事物变化和人类活动情况的快速传递的信息材料。档案是情报的一种存在形式，是情报的重要来源。但档案与情报又有着明显的区别，档案是第一手的原始的记录，而情报则可以是经过加工了的第二手、第三手材料，所以，档案比情报有着更大的可靠性。档案在一定的条件下可以转化为情报，即为了一定的目的，经过加工选择，用于社会交流目的的档案具有情报的属性。
3、档案与资料
资料是供人们工作、学习参考用的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品，一般包括书刊、报纸、地图、图表以及音像制品等出版物。档案与资料有着十分密切的联系，它们都是人们认识和改造客观世界的记录，在实际工作中，人们很容易混淆档案与资料的界限，这不利于档案与资料的保管与利用。
（一）来源不同。资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技文件材料等，而档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。
（二）作用不同。资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作的凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用。
（三）机密程度不同。资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案则具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密度高的部分，一般情况下在一定年限内是不公开的。
档案与资料有时也可以互相转化，档案经加工可编印成资料，如政策法规汇编等；资料如被某一个单位采用，也可以转化为该单位的档案。
机关档案分类方法的确定
机关档案的分类应遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系。现行机关档案分类的层次一般为二到三层，每一层次必须使用一个划分原则，不得交叉使用多个划分原则：
1、第一层次。应以机关档案的门类（载体）为划分原则确定机关档案的大类。即将本机关所有的档案按不同的档案门类和载体划分为文书档案、科技档案和若干专门档案（包括特殊载体的专门档案）。
2、第二、三层次。每一大类（机关档案门类）内以各类档案的立卷特征为划分原则，分别进行分类。如文书档案类内可按本机关文件材料归档时使用的分类法（年度--机构（问题）--保管期限或保管期限--年度--机构（问题））为划分原则设定类别；科技档案类内应按问题原则分为基建、设备、产品和科研四个类；会计档案先按会计项目分类，然后按年度--会计文件的名称（形式）分别分为报表、帐册、凭证三个类；照片档案和磁性载体档案按年度--问题设类，等等。
机关档案收集工作的要求
1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全，就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档，所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。要做到这一点必须采取有效的措施：（1）制定各种有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序；（2）每个单位除了认真执行《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定外，应结合本单位的情况，制定更具体、更完善的归档制度，使归档范围恰当，归档办法和要求明确，便于遵照执行；（3）机关的立卷归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整；（4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。
2、符合规范和标准。机关档案收集工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。
3、保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。
机关档案收集的范围？
凡是本机关在工作活动中形成的、反映本机关主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围，此外，还应收集与本机关档案有关的资料和实物。机关档案具体收集的范围包括以下几个方面：
（1）本机关年度归档的文件材料。收集归档材料的范围可参见《机关文件材料归档和不归档范围》。
（2）本机关历史上应归档而未归档的零散文件材料。
（3）本机关形成的非纸质的各种特殊载体的文件材料。
（4）本机关的社会名人的个人档案。
（5）本机关直属的撤消单位的全部档案。
（6）其它有关的应收集的文件材料。
划分保管期限应注意的问题划分保管期限应注意的问题
1、注意文件之间的联系，防止孤立地划分其价值。由于工作需要形成的文件，彼此之间是有联系的。没有批复的请示没有什么价值；只有检举揭发材料，没有查证核实和结论材料，案件的价值就不能划得太高。因此划分文件材料的保存价值时，要注意文件之间的联系，将密不可分的和有必然逻辑联系的放在一起来判定它的价值。
2、考察文件的实际内容，防止从形式上看其价值。文件的保管期限主要取决于文件的内容。从内容上看，如果与本机关主要职能活动有密切联系的，期限就长，反之就短些；起凭证作用、效益长的，价值就高，反之就低。不论是上级、下级还是本机关形成的文件，主要看文件内容的重要程度、作用大小，而不能机械地规定上级文件永久、本级长期、下级短期，这种判定是错误的。
3、研究文件的各种作用，防止片面地看其价值。不同种类的公文在其工作活动中起着不同的作用。因此在划定文件的保管期限时就要认真地考虑文件的作用，以便正确地判定其保管价值。例如，召开一次会议，会形成很多作用不同的文件，在划定保管期限时，有的可划为永久保存，有的可划为长期保存，还有的可划为短期保存。
4、考虑文件的长远需要，防止静止地看问题。有些文件现时作用不大，但从长远考虑是有使用价值的，保管期限划得就要长一些。例如，机关事务管理方面的房产修建，设备购置等有关文件材料、图纸、说明等，应列入长期保存。如果现在不将这些图纸、说明等长期保存下来，多少年以后就难以进行维修。所以，在判定文件材料的保管价值时，一定要发展地看问题。
会计档案的整理
遵循会计档案的特点和科学管理档案的原则，会计档案的整理原则和要求如下：
1、整理的原则：会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用的原则。在整理中，原则上应保持会计凭证、会计帐簿的封装不能拆开来重新装订。同时，又必须考虑到作为档案来管理，必须具备一套科学管理的原则。
2、归档的具体要求。归档要求，就是会计档案的整理，要符合归档的要求，档案部门方可接收，进行科学管理。首先，要把本单位财务工作上的隶属关系搞清楚，你这个单位为独立核算单位的年代搞清楚，即什么时间是独立核算的，历年中有没有中断，中断后又什么时候开始核算的。每一年的经办会计人员姓名也应搞清楚。同时还要搞清楚有几种会计档案。然后应按年把历年来的会计档案集中起来，清点每一年度中和历年来会计档案有没有短少，并作好记载。
具体要求如下：
（1）制定会计档案的分类表，确定分类号。各个单位应根据本单位形成会计档案的实际情况，依据南通市档案局制定的会计档案通用的分类表，具体拟订出本单位的会计档案分类表，确定分类号。没有分类表，就无法进行会计档案的整理编目工作，因此，制定适合本单位实际情况的会计档案分类表是一项首要的工作。分类中四大类中的小类，可根据各单位会计档案的实际情况来确定，没有可不设。
（2）整理编目。此项工作必须在制定好分类表之后才能进行。其主要内容有：
A、凭证的整理。对凭证的整理必须严格按照原有的封装来进行，不可重新拆封改装，如凭证装订时，已有封装的，就不必再进行封装；如只有装订而没有封装的，必须进行封装。对凭证不必再加封面，也不必进行编张号的工作。
B、帐簿的整理。帐簿的整理主要是对那些没有封面的帐簿必须另加封面，按照文书档案的装订法进行装订，可加卷内目录和备考表。封面可用质量好的牛皮纸并在封面上填写简要的内容，如某某单位某某年度某某帐簿。如果帐是死的，如现金日记帐和银行存款日记帐等，应保持其原有的面目，不必拆装抽出空白页，如果帐是活的，除上面所说的要另加封面装订外，可以将空白的抽出来。
C、报表的整理。报表的整理主要是按照报表的保管期限来分别整理，年度决算报表（包括年度财务分析）应整理成一卷，考虑到一年中年度决算报表比较少，可将几年的组成一卷，但必须标明起止年代。月、季报（包括月、季度财务分析）可整理成一卷或几卷。如年度决算报表短少又无法弥补的，应将月度或季度的报表上升作为永久保管。具体做法可参照文书档案的立卷要求进行，如编写张号、抄写卷内目录、装订等。封面、卷内目录、备考表可暂用文书档案的那一套。
D、案卷的编号。案卷的编号必须以分类表中确定的小类来进行。
E、案卷目录的编写。依据会计档案分类的要求，案卷目录可分为帐簿类、凭证类、报表类和其他类四大本目录簿。在每一本目录薄中又可按小类分成几格，在每一小类中适当地留些空白的目录，以备逐年编写，每一小类即可用指示标记标明，便利查找。
F、案卷的排列。
按类别顺年度排列存放。凭证归凭证存放，帐簿归帐簿存放，报表归报表存放，并顺着年度的先后，依次排列。凭证的存放可根据凭证的大小，制作专门存放凭证的橱，并按凭证大类中的小类分别存放。如原始凭证和记帐凭证这一小类按年度，月份的先后，依次排列。又如帐簿类，按小类分别排列。历年来的现金日记簿排在一起，历年来的总帐排在一起，其他帐同样如此。这种排列方法是由分类表和案卷号编写方法决定了的，也就是说非要按照这种方法排列不可。
不同类型的会计档案的凭证、帐簿等不能排列在一起，如企业会计档案的凭证和基建会计档案的凭证必须分开来排列，可用橱来分开，如愿同一橱内，应用标号区分。
G、建立各项制度并严格遵守。
归档制度。按照《会计档案管理办法》中的规定，财务会计部门每年产生的会计档案，按照归档的要求进行整理编目，在财务会计部门保管一年之后，原则上应向本单位的档案室移交，具体日期可双方商定，是3月份还是6月份都可以。到规定的日期，财务会计部门必须把隔年的全部会计档案移交给本单位档案室，档案室应按归档要求对会计档案进行检查，如不符合，必须进行加工。档案室还应根据案卷目录簿对接收的会计档案进行清点，核对无误后，方可接收。在符合移交要求后，档案室不得拒绝推诿。对无档案室而有会计形成的小单位，其会计档案必须按照归档要求进行整理编目，要有库房有存放设备，有人专管或兼管，并应建立一整套的管理制度。会计档案可由本单位保管，应将一套案卷目录上交主管部门档案室保管。
保管制度。各档案室对保管的会计档案必须建立严格的保管制度，要做到会计档案不受潮霉变，不被虫蛀鼠咬；要有存放设备并做到整齐美观；门窗要牢固；要有灭火设备。要想方法改善保管条件，确保会计档案的安全。
调阅制度。查借阅会计档案必须建立严格的查借阅制度。本单位工作人员查借阅凭证、帐簿原则上不出档案室；外单位来查阅会计档案，须经本单位领导批准后方可接待，如要复制亦必须经本单位领导批准。会计档案原件原则上不得外借，如因特殊需要须经上级主管部门批准方可借用，但不得拆散原卷册，并应限期归还。查阅和借阅会计档案必须进行登记，并对有重大利用效果的事例应认真地进行了解，及时上报。
销毁制度。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，对一些需要继续保存的会计档案必须从中抽出继续保存。经过严格审查，编造销毁清册，并经一定的批准手续，方可进行销毁，销毁批准权限和手续按国家规定办：销毁会计档案时，应由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。行政事业单位报本单位领导批准；企业经企业领导审查后，报经上级主管单位批准。
机关文书档案的整理
一、基本概念
1、归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。从广义上讲，归档文件可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。其中，"办理完毕"是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后，在文书处理上就算已办理完毕；一份通知收到后经过相关人员传阅，也算是办理完毕；本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕。有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。另外，归档文件种类明确为纸质文书材料。
2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。即归档文件整理工作的基本环节为装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
3、件：即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。也就是"自然件"，即单份文件。关于"件"的定义，我们需要说明以下几种情况：（1）文件的正本与定稿为一件，但当定稿过厚不易装订的，也可各为一件，对一些重要的文件（如法律法规等）需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿）
的，正本与历次修改稿各为一件。（2）正文与附件为一件，附件是对正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等，独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到等情况，因此《规则》强调其为一件。（3）正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一件，对于有重要领导批示的处理单、签批条等，真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。（4）原件与复制件为一件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔字等），以及文件在使用中出现的破损现象，应复制后归档，复制件包括复印件以及手工誊写的抄件等。（5）转发文与被转发文为一件。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。（6）报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（7）来文与复文为一件。这是比较特殊的一种规定。也包括"去文与复文"，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，它们往往是针对同一事由，联系也较密切，利用时通常需要相互查证，因此实体不宜分散。（8）会议记录应以每次会议为一件。这是对传统做法的重大改变之一，主要是从方便利用查找的角度考虑的。
二、归档文件的整理方法
1、整理原则和质量要求
整理原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，就是在文件整理中要根据文件"自然天成"的形成规律，围绕人们实践活动的有机联系，将有密切联系的文件组合在一起，确保文件材料组群的完整性和系统性，它直接影响档案的保管、查找和利用；正确区别文件的不同价值，是保证档案质量的重要因素。文件的价值就是指文件的保存价值，也就是文件的查考利用的价值。其表现形式就是档案（文件）的保管期限。区分文件的不同价值，就是在文件整理时按档案保管期限的有关规定确定文件（档案）的保管期限；便于保管和利用，是文件整理工作的基本出发点和最终目的。文件整理的目的就是为了文件（档案）的科学保管和有效利用。失去这个目的，文件整理就毫无意义。在整个文件整理工作中，都要贯穿和围绕这个目的而展开。无论是根据文件的形成规律和特点，保持文件之间的自然联系，还是适当照顾文件的保存价值，最终都是为了便于保管和利用。
质量要求：一是对破损文件进行修裱，主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，不包括将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上；二是对字迹模糊或易退变的文件进行复制；三是对超大纸张折叠，如报表、图样等；四是去除易锈蚀的金属物；五是对归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
2、归档文件的整理方法
（1）装订：归档文件按"件"装订，装订前必须去除原来的金属装订物。①文件在装订时必须对它们进行排序，一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；有文件处理单的，可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。②装订的方式，采取左侧装订，将左、下侧对齐。③装订材料的选择：对材料较厚的文件延用原来三孔一线的装订方式，对其它文件，可采用缝纫机、浆糊、热封胶、钉书钉、不锈钢夹等，提倡线装。保管期限为短期的归档文件可不拆钉，保持原貌。
（2）分类：选择分类方法要考虑到简单和方便操作，对年度文件数量较多的单位，可选择年度--机构（问题）--保管期限的三级分类方法，而对年度文件数量不多的单位，可选择年度--保管期限法的二级分类方法。
按年度分类就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。有几种情况需要注意：文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，判断年度统一以文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度；对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，，统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度；对跨年度形成的文件归入办结年度，比如，跨1998、1999年两个年度的会议形成的文件材料，统一在闭幕年，即1999年整理归档的，分类时这些文件材料都归入1999年度，跨两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，下级单位1998年12月写的请示，上级单位1999年1月收到，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年；几份文件作为一件时，"件"的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准，具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准，正文与附件为一件，以正文准，转发文与被转发文为一件，以转发文为准，来文与复文为一件，以复文为准；文件没有标日期的，一般多见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料等各种标识，判定文件所属年度。
按保管期限分类。就是指在进行归档文件整理时，对以件为单位的档案要先进行价值鉴定，确定其保管期限后再以此为标准分类整理，这就能使同一保管期限的档案相对集中。
按机构（问题）分类。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名，各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中，对于文件由几个机构共同处理的，应视具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中；业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构内；对于机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归放该类保存。采用问题分类的，一般参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别，比如"党群类""业务类""行政类"等，但问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。
文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年亦应归入同一类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。
（3）排列：通过分类，归档文件整体上具备了一定的系统性，但具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，这里所说的排列不包括不同类别归档文件之间的排列和档案盒排架。归档文件的排列按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等，比如一份请示和批复可视为一个事由，一项工程、一次活动、一次会议也可视为一个事由。有人也许会说，有了计算机管理，文件排在哪里并不重要，从理论上说是对的，但从实际工作看，归档文件的排列，直接影响到目录检索和实体存取工作。为什么呢？因为从检索质量来看，"查准率"和"查全率"是同样重要的两项要求。在计算机检索条件下，如果归档文件随意排列，可以做到"查准"，但进行族性检索时的查全率则难以保证。即使是计算机"模糊检索"或"智能检索"，也只是依据利用者输入的检索条件对数据库内的数据进行机械的匹配。如果文件条目与输入的检索条件有较大差异，就肯定会造成漏检。计算
机检索尚且如此，手工检索难度可以想象会更大。如果排列时将相关的文件相对集中，那么只要找到其中部分文件的条目，通过对其上下条目的简单审阅和判断，就可以查找到那些可能漏检的文件，从而提高查全率。实体存取同样如此，如果相关文件分散在不同档案盒内，必然会大大增加提供利用时的调阅和归位的工作量，如果将它们相对集中地排列就可以避免这个问题。
排列方法：同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列；不同事由间的归档文件的排列，应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择，一般有下列几种方法：A、按不同事由形成时间的先后顺序排列；B、按事由的重要程度排列；将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。C、按事由具有的共同属性分别集中排列；主要有按责任者或承办部门和按不同问题分别集中排列等。
由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一期限的最后，并在备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
（4）编号：是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章（式样见图1）的形成在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时提实体存取提供了条件。
3×15mm
（全宗号）
*（机构或问题）
（年
度）
（保管期限）
（室编件号）
（馆编件号）
2×8mm
图1归档章式样
归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
（5）编目：即编制归档文件目录（格式见图2）。它是归档文件整理工作的重要内容之一，它实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。填写归档文件目录项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。
归档文件目录
件号
图2者
责任号
文名
题期
日数
页注
备
归档文件目录中的件号指室编件号；责任者即文件的发文机关或署名者，一般应使用全称或通用简称，不能使用"本部"、"本局"、"本公司"等，对联合发文时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录，体现"以我为主"的精神；文号要填全，不得填写诸如"会议文件这一"等文件顺序号或"情况反映"等刊物名称；题名一般抄录正题名，有的文件有副题名或并列题名。副题名即文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明，在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言文字书写的题名，需要时与正题名一并抄录，有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加"[]"号填写在目录中，对于独立性很强的附件，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。在正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，这种情况下可在正件题名后抄录附件题名，外加"（）"号；日期项应以8位阿拉伯数字标年月日；页数是指每一件的总页数（以文件中有图文的页面为一页）。归档文件目录用纸为A4纸，横式。
归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方式可以与分类方案一致，一般按不同保管期限装订3本目录，可跨年度装订，每本目录中用口取纸区分不同的年度。封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项。
（6）装盒：包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。
机关文书档案保管期限的确定
按照1987年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上，长期为16~50年，短期为15年以下。
1、永久
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；本机关制发的方针政策的、法规性的和重要业务问题的文件材料；党、团、工会的工作报告、总结；反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；重要的专题报告和统计材料；机构演变、机关领导人任免的文件材料；省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；有关区域变化、土地边界的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的主要文件材料；省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料；上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
2、长期
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。主要包括：本机关制发的一般业务问题的文件材料；各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告、内部机构负责人的任免材料；地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调
动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料；外事活动中形成的一般文件材料；有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；上下级机关送来的重要文件，如上级机关召开的重要会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。
3、短期
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料；重要会议文件中的小组会议记录、参考文件，会议服务机构的计划、总结；一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；季度、月份的计划、规划、控制数字、统计报表；与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书；机关之间协商工作的来往文书；没有处理结果的人民来信来访材料；上级机关、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
按照1987年国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上，长期为16~50年，短期为15年以下。
1、永久
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本机关召开的党、政重要会议的主要文件材料；本机关制发的方针政策的、法规性的和重要业务问题的文件材料；党、团、工会的工作报告、总结；反映本机关主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表；重要的专题报告和统计材料；机构演变、机关领导人任免的文件材料；省级以上劳动模范、先进工作者等的文件材料；重大问题处分材料；职工、党员名册；有关区域变化、土地边界的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同、协定、协议书；重大外事活动中形成的主要文件材料；省级以上领导人重要批示和有处理结果的人民来信来访的文件材料；上级机关颁发的属本机关主管业务并要贯彻执行的主要文件材料；上级机关视察及检查本地区、本机关形成的重要文件及音像材料。
2、长期
凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为长期保管。主要包括：本机关制发的一般业务问题的文件材料；各种普查工作形成的原始记录；半年的、季度的、一般专题的工作总结、报告、内部机构负责人的任免材料；地县级以下的劳动模范、先进工作者等的文件材料；干部职工的录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料；职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根；财产、物资、档案的交接凭证；与国内外有关单位签定的有较长时效性的合同、协议书、协定等文件材料；外事活动中形成的一般文件材料；有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料；上下级机关送来的重要文件，如上级机关召开的重要会议的主要文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料，下级机关报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告等。
3、短期
凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性的文件材料；重要会议文件中的小组会议记录、参考文件，会议服务机构的计划、总结；一般专业会议的典型材料、代表发言材料、简报；季度、月份的计划、规划、控制数字、统计报表；与国内外有关单位签订的只具有短期时效性的合同、协定、协议书；机关之间协商工作的来往文书；没有处理结果的人民来信来访材料；上级机关、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务，但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题报告和备案的材料。
篇四：公司文件归档整理原则
归档文件整理规则（共5篇）
第一篇：归档文件整理规则
《归档文件整理规则》实施细则
范围
本细则规定了归档文件整理的原则和方法。本细则适用于各级机关、团体和其他社会组织。定义
本细则采用下列定义。2．1归档文件
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2．2归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2．3件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的，可将正本与历次稿本各为一件。正文与附件为一件，如附件数量较多或者太厚不宜装订的也可各为一件。正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等为一个。原件与复制件为一件。转发文与被转发文作为一件。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件。同一问题的来文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件。会议记录应以每次会议为一件。整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。质量要求
4．1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
4．2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。整理方法5．1装订
归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后：正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；
来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。方式与用材的选择：保
管期限为永久或长期的归档文件，可根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可用三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用缝纫机轧边等方式。装订时以文件的左侧为装订边。保管期限为短期的归档文件，不拆钉，保持原貌。
5．2分类
归档文件的分类采用年度——机构(问题)——保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度——保管期限的方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5．2．1按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期(即落款日期)为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。某项工作时间跨度比较长，形成的文件材料多，也可以分年度归档。
几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。5．2．2按保管期限分类
文件按划定的保管期限分类。5．2．3按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。会议由几个机构承办的，可选择一个主要的承办机构进行归档。
5．3排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由进行排列。分类方案的最低一级类目是指“保管期限”。同一事由内的归档文件，可按文件形成的时间或重要程度进行排列。不同事由的归档文件排列：已采用计算机管理档案的单位，可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列；未采用计算机管理档案的单位，应按事由具有的共同属性分别集中排列，以便于手工检索。
同一保管期限内的会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
由于特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
5．4编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章(见图A1。图示中“*”号栏为选择项，以下同)并填写相关内容。归档章的加盖时间：各单位应在文件尚未流转、办理前，由文书部门加盖。归档章中的全宗号可直接刻在归档章上。此外，也可将收文章与归档章合二为一。归挡章的颜色为红色，填写归档章时应严格按照项目顺序并使用符合档案保护要求的字迹材料。
5．4．1全宗号：档案馆给立档单位编制的全宗代号：
5．4．2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年：如1978。5．4．3保管期限：归档文件保管期限的简称“永、长、短”。5．4．4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号由各立档单位编制，编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，有几个类目编几个流水号。馆编件号在档案移交进馆时按照进馆要求标注。5．4．5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。
5．5编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5．5．1归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对发文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。5．5．1．1件号：填写室编件号。
5．5．1．2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时，使用全称或通用简称。
5．5．1．3文号：文件的、发文字号。
5．5．1．4题名：文件标题。文件只有一个题名(正题名)填写时照实抄录：文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录，题名超过60个汉字，必须自拟题名，加“（）”标注。没有标题或标题不规范的，自拟标题，外加“[]”号。文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件题名可一并抄录，外加“()”标注。会议记录应抄
录会议议题。会议文件、刊物等成套文件逐一填写归档文件目录，原题名不能概括文件内容的，应自拟题名，加“[]”附于原题名后。5．5．1．5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日：如19990909。5．5．1．6页数：每一件归档文件的总页数：文件中有图文的页面为一页。5．5．1．7备注：注释文件需说明的情况。
5．5．2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
5．5．3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录分保管期限装订，各种类别用“口取纸”区分。
5．6装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考项目。
5．6．1档案盒
5．6．1．1档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。5．6．1．2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或盒底设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、A4c)。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。进馆前，各机关(单位)档案室为方便日常管理可暂用铅笔填写，也可不编。
5．6．1．3档案盒应采用无酸纸制作。5．6．2备考表
备考表直接印于档案盒封三，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(见图A5)。5．6．2．1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5．6．2．2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5．6．2．3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5．6．2．4日期：归档文件整理完毕的日期。
第二篇：归档文件实施细则
归档文件实施细则
一、总
则
（一）为做好归档文件的整理工作，避免“有档不归、有文必归”，结合公司实际情况，制定本实施细则；
（二）本细则所指的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的具有保存价值的各种纸质文件材料；
（三）规定文件材料归档工作中有关部门的责任；
（四）规定文件材料归档移交工作流程；
（五）本细则适用于公司各体系、平台、部门、片区需归档的纸质电子文件材料的组卷、归档工作。
二、归档范围及时间要求
（一）行政管理文件
由各体系、平台、部门、片区行政管理人员负责将日常行政活动中形成的文书材料分类、整理组卷，每年年中和年底将档案移交总部办公室。
1、重要的会议材料，包括年中会、年终会、董事会、理事会、领导座谈会等；
2、会议通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要、会议决定等；
3、对外的正式发文与有关单位来往的文书、请示与批复等；
4、上级机关下发的与本单位有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件及行业管理的有关标准；
5、筹备期的可行性研究、申请、批准，总部及下属企事业单位注册及变更材料；
6、领导视察、内外部宣传、媒体报道等相关材料；
7、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音等；
8、后勤福利，住房管理；
9、人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘；
10、法律事务，纪检监察，公证工作；
11、审计工作；
12、教育与培训工作；
13、公安保卫，综合治理，防范自然灾害；
14、华大所有法律相关资料；
15、外事工作。
（二）党群工作
1、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件；
2、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作；
（三）技术管理文件
公司的技术管理文件，由相应的职能部门或各平台的文档管理人员对其所管理的文件整理组卷后，自存一年，于第三的上半年内将档案移交总部办公室。
1、所有的知识产权和商业秘密及其管理；
2、项目申请、申报、可行性分析等。
（四）工程建设文件
由建筑发展中心将工程建设的文件、图纸等在工程项目竣工或阶段工作结束后半年内整理组卷，将档案移交总部办公室。
1、基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作；
2、基建项目和技术改造项目的设计；
3、基建项目和技术改造项目的施工；
4、基建项目和技术改造项目的监理；
5、基建项目和技术改造项目的竣工和验收；
6、基建项目和技术改造项目的评奖、创优；
7、基建项目的使用、维修、改建、扩建；
8、事故分析和处理。
（五）合同管理文件
采装部门在各合同或采购项目完成（或验收）后，由该合同或采
购责任人对其执行中形成的管理和执行文件按合同号整理组卷，将档案移交总部办公室。
1、与有关单位签订的合作合同、协议书等文件材料；
2、技术开发合同；
3、采购订单；
4、财务抵押、担保合同；
5、维修、咨询合同；
6、办公、宿舍等租赁合同；
7、域名注册协议、网络合作协议等。
（六）设备管理文件
设备仪器的设计、制造、使用、维修、改造和管理活动中形成的记录和文件，由相应的管理部门定期整理组卷，自行保存一年后，于第三上半年内将档案移交总部办公室。
1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同；
2、设备、仪器的开箱验收或接收；
3、设备、仪器的安装调试；
4、设备、仪器的使用、维护和改造、报废；
5、事故分析和处理。
（七）科研档案
凡是公司（包括个人）所承担的科学研究项目（课题），已完成或已结题，均应将档案移交总部办公室。归档的范围主要包括：
1、科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；
2、研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等；
3、总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等；
4、成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；
5、推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等。
（十一）其他
1、公司各体系、平台、部门、片区具体归档时间按总部办公室发文通知执行，对未按时间归档或不能归档的部门，应将归档情况告之归档责任人所在的部们领导，请求协助催交；
2、撤消机构的归档文件，应在机构正式撤消前一个月内，由指定责任人在本部门档案员的协助下整理组卷，将档案移交总部办公室；
3、声像档案由产生部门整理组卷，每半年向总部办公室移交一次；
4、调离人员在正式调离前一个月内，将归档文件整理组卷后，向本部门档案员移交，或直接向总部办公室移交档案。
第三篇：文件归档,工作计划
篇一：档案工作计划******二○一二年档案工作计划
一、指导思想：
以《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，围绕****工作重点，强化率先、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强**档案工作的管理，力求为民盟工作发展提供优质服务。
二、工作目标、任务：
以《中华人民共和国档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强***档案管理人员的法制观念和档案意识，提高档案管理人员自觉性，推动****档案工作向高标准持续发展。
1.组织档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理办法》，进行有计划、有组织地学习和落实。在认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理办法》的基础上，结合****政治学习，通过做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。
2.按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集好文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并
在今年9月底，完成2011各种档案资料的立卷工作。3.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。4.及时收取、处理各类文档资料。
三、工作安排：
第一季度：
1.制订***2012档案工作计划
2.做好***2012的文书处理工作
第二季度：
检查***档案保管情况，如有不到位之处，及时向领导汇报处理
第三季度：
1.收集***2011所形成的文件、材料
2.整理***2011年文件资料，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务
3.做好档案局检查的准备工作
4.做好本档案工作的记录与统计****2012年2月10日
2篇二：2010档案工作计划2010档案工作计划
我局于2009年12月底顺利通过江苏省档案工作五星级测评后，工作不松懈，业务再加劲，为了更好地做好2010年的档案工作，认真制订工作计划，为新一年工作理清路子。
1、1月份开始对各国土分局（所）2008年档案工作进行检查，督促指导各单位档案工作开展情况。
2、为了使档案资料收集更加齐全完整，完善我局归档文件材料的交接手续，特设计《吴江市国土资源局归档文件交接明细表》由各兼职档案员按材料内容填写完整后随同文件材料一起交档案科，办理交接手续。
3、继续完善档案的数据库建设工作。将还没有扫描的档案（除短期和财务档案外）都扫描到电脑里进行数字化管理，从而真正实现档案全文数据库管理。
4、在完成好本单位立卷归档工作的同时，切实做好本单位档案工作的长效管理。
5、根据《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则的要求，着重指导松陵、盛泽、七都分局档案业务工作，使它们顺利
通过江苏省档案工作三星复查验收。
档案室200x年工作计划
200x年是求真务实、开拓创新年。我们要以邓**理论和“三个代表”重要思想为指导，认真跟上发展的大好形势，切实抓住各级领导重视档案工作这个有利机遇，进一步贯彻落实省市县关于200x年的档案工作要点的文件精神，以电力体制改革为契机，紧紧围绕企业的中心工作，抓服务、促建设、谋发展，进一步发挥档案室的服务功能，推动档案工作跨越式发展，为企业经营管理提供更好的服务。
一．加强宣传，增强档案意识，将档案管理法规制度落到实处
1、利用局域网络资源共享，宣传档案法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。
2、参加县档案局（馆）对全县专兼职档案人员的业务培训班，通过档案业务学习，提高业务水平。
3、修订各门类档案管理办法等规章制度，做到依法管档。
1、利用好档案管理软件，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。
2、与人事等有关职能部门联合，利用企业局域网络资源共享，开展档案信息查询工作。
3、做好档案软件的维护开发、优化工作。在不断探索总结经验基础上规范企业档案的现代化管理工作。
三．按照国家二级档案达标要求做好档案实体基础工作、利用服务工作
1、按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。
2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。
3、对超时保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。
4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为企业经营管理做好档案工作方面的准备。
5、配合企业的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。
平远县供电局200x年一月十八日
市房改办2008档案工作计划
2008年我办档案工作的总体要求是：以“三个代表”重要思想和十七大精神为指导，认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《浙江省浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，强化档案法制意识，加强档案基础工作，加快档案信息化建设，拓展档案工作新领域，努力开创档案工作新局面。今年，我们主要做好以下几方面工作：
1、做好档案资料的收集、整理，按时完成文书材料的立卷归档和其他档案材料的立卷归档工作。
2、根据档案管理的要求，对档案管理中发现的问题及时整改，力求符合档案现代化要求。
3、积极组织单位专(兼)职档案员参加各种业务培训，提高业务水平。
4、继续贯彻宣传《档案法》等档案法律法规，依法治档。
5、努力改善档案保管条件，在现有的基础和条件许可的情况下改善配套设施，力求达到档案管理规范化、现代化。
6、加强档案信息化建设。对原有的杭州市档案管理软件开发升级，做好房改系统业务管理软件开发工作。
7、围绕住房保障工作中心，积极做好档案开发利用，主动做好档案的编研、汇编，满足住房保障工作对档案信息的需要。机关档案工作2011工作计划
为了进一步加强我分局机关档案工作目标管理，逐步实现档案管理系统化、规范化、制度化和科学化，确保2011年8月初机关档案工作目标管理通过省一级复查认定，经研究制定2011年档案工作计划。
一、广泛开展档案资料的收集工作。
四月份，对分局近年形成的各种文件材料进行全面收集，并初分分大类存放。
二、加强领导，确定专班，落实责任。
五月中旬调整档案目标管理领导小组及综合档案室，明确负责人和专兼职档案员及其工作职责，组成档案管理专班。
三、进行分类、整理、编目。
六月修订本机关档案分类方案、归档范围、保管期限表和档案管理办法，并按规定要求对文件材料进行分类、整理、立卷、归档、编目。
四、编写申报材料。
七月底以前组织进行编研材料和省一级复查申报材料的撰写。五、八月上旬，组织对分局档案工作目标管理进行自查，做好迎接上级档案行政管理部门的检查认定的准备工作。
六、积极开展档案信息的开发利用工作。
应城市国土资源局城区分局
二○一一年四月二十日篇三：2014年档案工作总结和2015年工作计划2014年档案工作总结
2014年，档案处认真贯彻落实领导的指示，在各单位、各部门大力支持下，档案工作建设不断加强，服务创新工作有序开展，档案综合管理水平稳步提升。
一、扎实开展立卷归档工作1、3月上旬，按照《机关归档工作管理办法》，抽调档案专业人员组成接收检查小组，分别对30个档案移交单位的纸质和电子档案进行了接收、检查、评比和入库。并且，召开了机关文件归档总结会，对本归档工作进行总结，对下一步工作提出具体要求。2014年，档案处共接收2012各类档案1722盒（卷），其中，文书档案1303盒、专业档案419盒，文书档案数量比2012增加107盒（卷），同比增加9%。纸质文书档案共20349件，比2012增加了1274件，同比增加7%；电子文书档案21629条，比2012增加了2077条，同比增长11%。2、6月下旬，按照档案工作要求，对机关各部门、各单位2014年上半年纸质文件和电子文件整理归档情况进行了指导检查，及时发现问题，规范业务操作，并及时将指导检查情况进行署内通报，推进立卷归档工作的顺利开展。截止6月21日，机关各部门、各单位整理归档2013年纸质文书档案473盒，7638件。
二、加强档案业务科学化规范化管理
根据国家档案局要求和工作计划，8月29日—30日，档案处召开档案业务专题研讨暨征求意见座
谈会会议。全国档案协作组组长单位代表和部分档案业务骨干参加会议。会议对“档案工作管理课程教材”进行了修订，研究了重点课题的推进和专业档案规范管理办法。同时，结合群众路线教育实践活动一起座谈，征求对档案工作的意见和建议。
三、继续开展电子档案异地备份工作
按照《电子档案数据备份及异地保存操作规程》具体要求和电子档案数据备份工作安排，循序渐进地推进电子档案数据备份工作。2014年，结合第一批电子档案数据异地备份工作经验，帮助指导第二批23个单位，在9月底顺利完成电子档案数据异地备份移交工作，拟写工作通报下发。为保证备份数据的可靠性，统一配发了数据备份介质，固态硬盘46个、dvd光盘350张、蓝光光盘驱动器12个、蓝光光盘82张，确保电子档案备份中心按计划接收各单位电子档案数据。此项工作取得的成效得到国家档案局的充分肯定。
四、举办档案业务培训班
根据国家档案局有关做好档案工作的要求，为切实推进数字档案室建设，加强档案事业统计年报工作，提高整体档案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培训基地举办档案业务培训班。特邀国家档案局专家讲解了中国档案数字化发展趋势，讲授了《全国档案事业统计年报制度》；办公厅领导亲自做了“服务工作大局不断提高档案管理水平”的讲座；档案处针对近几年档案工作，讲授了“文书档案改革”、“保管期限划分”、“全宗卷”等专业课程。61名档案人员参加了培训。通过为期3天的培训，全体参培人员综合管理水平都得到了提高，不仅有利于提升档案管理的科学性、规范性，更拓展了档案管理人员的眼界和知识面。使档案人员认识到档案工作不只是在库房埋头苦干，更是需要掌握先进的业务知识和技能，才能在档案的传统载体形态向数字形态变革中，适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。
五、完成档案统计年报填报工作
为准确掌握档案事业基本情况，根据《国家档案局办公室关于2013档案统计年报工作安排的通知》，指导各单位填报新版《档案室基本情况年报》，并汇总档案数据，4月
底将纸质报表和数据光盘报国家档案局。
六、做好机关档案查询利用服务
根据“充分利用档案资源为中心工作服务”这一宗旨，档案处从机关档案查询的需要出发，结合安全保密的具体要求，积极拓宽服务领域，深度挖掘档案信息资源，提高了档案利用的权威性、全面性和有效性。截止12月15日，2014年机关档案查询利用共10018件（卷），其中纸本文件借阅313件（卷），电子档案网上借阅文件9440件，资料265件。
七、2015年档案工作计划
（一）加快档案信息化建设
根据国家档案局要求，推进数字档案室建设，完善以服务为主导的档案信息化体系，进一步做好纸质档案和电子档案双轨并存的各项工作。
（二）加强档案宣传工作
继续加强“档案网页”宣传、教育工作，充分利用档案网页平台的优势，增强档案工作服务能力，做好档案工作宣传和档案业务交流，为档案工作建设创造良好的发展环境。
（三）开展档案课题研究
进一步建立健全档案工作管理规章制度，深入开展档案工作课题研究，对档案工作安全体系建设、信息化建设、基础建设等各方面提出创新管理理念，提升档案管理水平。
（四）做好档案业务指导
认真做好2014机关文件归档指导及档案接收、检查和总结工作，确保归档文件收集齐全、整理规范；同时，积极帮助指导各单位做好室藏纸质档案数字化和规范电子文件归档、接收，以及档案统计年报填报工作。
（五）推进档案安全体系建设
进一步加强对数字档案的安全保管，继续指导个别没有异地备份单位，按照《电子档案数据异地备份操作规程》，做好备份数据的寄送工作。
第四篇：文件归档管理制度
档案工作岗位责任制
一、分管档案工作的局领导职责
1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。
3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、局档案员职责
1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、分管档案工作的各处（室）领导职责
1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。
3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。
4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。
5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。
6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。
四、各处、室专（兼）职档案人员职责
1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。文件、材料收集归档制度
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。
10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
15、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。
四、归档要求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一
起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁
剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人
批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案保密管理制度
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。档案复制制度
1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。
2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。
3、复制后要及时进行登记。档案统计制度
１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。
３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。
４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。
５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。
６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。
７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。档案库房管理制度
１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档
案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
４、加强库房基础设施建设，逐步购臵先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。
５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。
７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。档案销毁制度
１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。企业档案管理制度
第一章
总则
第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为
公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》
和（总公司办公制度》有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条凡总公司各部门、专业公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司机要档案室移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条
公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。
第二章
归档范围
第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片J员片等）均属归档范围。
第六条上级机关文件材料应归档的有。
（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；
（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
（四）其他文件材料。第七条公司文件材料应归档的有。
（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；
（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；
（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；
（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；
（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重
要讲话的稿本；
（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；
（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；
（九）公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；
（十）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等；
（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；
（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
（十三）公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；
（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；
（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；
（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；
（十八）公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；
（二十）公司购臵大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：
（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；
（二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；
（三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章
立卷归档要求
第九条公司各单位应在每年3月底以前将上办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向总公司办公室移交。
第十条各单位必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。
第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。
（三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写
页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（七）本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。
第四章
档案保管期限
第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
第十四条确定公司档案保管期限的原则
（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
第五章
档案的鉴定与销毁
第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
第十七条档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。第十八条销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
第六章
档案的借阅
部门领导批准，然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单，方可借阅。
第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。
第二十三条借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
第二十四条借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，按本制度第七章第三十一条进行处罚。
第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
第七章
罚
则
第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。
第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密，按《公司保密工作条例）进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的；视具体情况，对其单位领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。
第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条，遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。
第八章
附则
第三十条本办法由总公司办公室负责解释。
第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。
第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
第五篇：文件归档规定
文件归档规定
一、归档文件整理的意义：
一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档案文件经分类、编号后，能按、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能放置灰尘及库内热量、水分很快的渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不能对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。
二、整理方式：应选择分散整理，即有文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档你过程中找到散失的文件材料。
三、档案管理的四大步骤：
1、收集：明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。
2、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。
3、排架：方便利用、销毁。
4、编写归档文件整理说明。
四、档案管理分类方法
1、-机构-保管期限分类法。这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。一般单位可采用此
方法。
2、-问题-保管期限分类法。适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位，避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位，一般可采用此方法。
3、-保管期限分类法。这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便，便于档案的管理，缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。
五、文件归类的一般规定：
1、内容原则。记住要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类。如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构。、一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致，即便归错了类，也要将其他相同文件轨道一个类，以便在利用档案时，查全这类归档文件。
3、综合性文件应归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目），专门性文件应归入业务类。
4、涉及到两个
以上机构或问题的文件，如有侧重，应将其分入主要问题的类目中；如无侧重，则归入综合类（按问题分类的类目）或综合机构类（按机构分类的类目）
5、优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容，可将其归入本单位的本专业有关类目。
6、归类的优先顺序：有最合适的类就归入该类，无最合适的类则考虑入相关类（即靠类归类）；无相关类，则考虑归入“其他”类；无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多，又无专门类时，可考虑增加类目。
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